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护理文件资料的规范化管理 地矿医院 护理部 标志着医院的护理管理水平 什么是文件？ 概念: 以文字或图示描述管理内容或业务内容，通过规定程序，由有权人员签署发布，要求接受者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档。 文件管理的要求 保持文件的: 充分性：满足标准的要求，为实现组织目标所需 适宜性：根据内外环境变化及时修订 结合自身实际情况 有效性：文件受控、作废文件及时收回销毁 及时性：在使用区域可得到 2分钟内提供 *科室文件管理常见的问题： 1.充分性：文件体系不完善 ，文件不全甚至缺如 2.适宜性：行业新标准颁布文件未修改，组织内部结构调整或人事变动，流程优化或滞后文件未修改 3.有效性：有不同版本，同一文件出现在一个科室或多个科室，作废文件非预期使用 4.及时性：存于库房，使用者不知晓；框架不清，文件位置不确定，未建立目录，查询困难，同一文件入多个文件夹 *文件未建立目录管理存在的问题 . 查找困难，查阅、查询、追溯不便； . 单阅后无放置规律可循，随意性大，造成放置混乱；导致文件丢失不宜察觉。 *科室资料管理存在的问题 效性：有价值的资料不足 收集的内容和方法未规定 未进行相应培训等 完整性：资料不全或缺如 日常资料收集习惯未养成 对资料保存价值的认识不足 监管及培训不到位 连续性：资料缺失、无法追溯 保存期限不明确，过早丢弃 保存方法不当，被损坏等 文件资料规范化管理要求 *建立文件资料管理制度或文件受控程序 --规定科室制度、流程的制定、修改、使用管理要求，确保新版本的文件得到使用 --规定资料保存时限 --确保文件、记录资料收集、整理、归档、保管、借阅、销毁管理规范 *文件进行受控管理，禁止文件外带/外借 文件资料规范化管理要求 --查阅的文件资料及时放回原处，不得乱涂乱画 *作废文件过期资料的处置 --已明确的作废文件，职能部门应及时收回，统一销毁或标注“作废”字样，防止作废文件逾期使用。 --特殊情况需保留作废文件时，对这些文件加盖作废章或打“×”作为标识，防止误用。 --超过保存期限的资料进行集中销毁。 文件资料规范化管理要求 *依据分类框架建立文件盒内文件夹名称 *将同类文件、资料梳理，以时间顺序放置，并建立文件资料目录 *对完成分类的文件资料进行分册、组卷，固定存放位置，做好标识。 *对使用方法做好人员培训。 *资料收集与归档注意事项 资料收集与归档注意事项 1.及时收集：工作中形成的具有保存价值的资料都应收集资料归档 2.记录要求：归档资料记录时要求用签字笔或圆珠笔，禁止用铅笔书写。字迹要清晰、可辨，内容要完整、准确、真实，使用规定的表格。 3.明确岗位和职责：资料的形成收集和归档纳入工作计划，在专（兼）岗位职责中予以明确。 4.分类、编目、装订：资料按形成先后排序分类、编制类目、分册装订归档。 资料收集与归档注意事项 5.资料定期装订归档：一般在年度工作完成后，各类管理运行记录及相关资料必须在年度完成后于次年第一季度整理归档。 6.放置顺序：资料按类别按年份摆进档案柜，并按形成时间自上而下，自左至右顺序排列。 7.地点要求：资料保存地方要严格做到“七防工作”：防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防尘、防腐蚀。 *文件管理在实际工作中应用 包括： 1.管理依据 2.分类管理 3.建立文件资料盒 4.建立目录 5.文件的修改 6.归档保存 *文件管理在实际工作中应用 第一卷:法律法规及行业规范 1、国家卫计委颁布与本专业有关法律法规； 2、卫生行政部门对本行业执业规范标准及要求，政策信息 3、护士管理办法 4、护士条例 5、护士守则 6、法律法规学习记录 *文件管理在实际工作中应用 第二卷:文件通知 1、卫生行政部门指令性任务或通知要求 2、医院护理下发的相关文件 第三卷:制度 职责 1、包含各层级的护士工作职责 2、医院工作制度与医院工作人员职责 2、护理工作制度 3、各专科制度 4、考核人员岗位职责 *文件管理在实际工作中应用 第四卷:护理质量标准 第五卷:护理技术操作规范 第六卷:疾病护理常规 1、一般疾病护理常规 2、科室专科护理常规 3、危重病人护理常规 4、新技术/新业务护理常规 *文件管理在实际工作中应用 第七卷:护理人力资源管理 文件管理在实际工作中应用 第八卷：护理应急预案 1、紧急状态下人员调配方案（护理部 及科室) 2、护理应急预案演练记录 第九卷:：护理质量管理 （一）质量管理（组织机构） 1、护理质量管理组织运行图 2、科室质控小组管理运行图 3、护理质量管理委员会 4、护理质量管理委员会职责 文件管理在实际工作中应用 第九卷:护理质量管理 5、护理质量管理委员会工作方案 6、护理部质量持续改进方案 7、科室护理质量持续