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新时期加强和改进高校二级学院办公室工作思考 　　 摘要：随着高等学校办学规模的扩大、办学层次的提升、办学水平的提高和内部管理体制的不断深化，高校二级学院办公室所承担的任务也随院系职能的延伸而不断变化。只有与时俱进、开拓创新，并针对实际工作中存在的问题，在工作职能、工作思路、管理制度和手段等方面创造性地开展工作，才能使高校基层学院办公室进一步发挥承上启下、协调左右、联系内外的作用，充分体现其在高等学校管理系统中的重要地位和“窗口”职能。 　　关键词：高校；办公室工作；思考 　　 中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）01-0175-02 　　 　　 　　 近年来，我国高等教育事业步入快速发展阶段，高等教育体制改革势在必行。众多高等学校办学规模逐步扩大、办学层次进一步提升，一部分高校实行了校、院二级管理体制。二级学院办公室在高校基层组织结构系统中占有重要位置，作为学院的综合办事与服务机构，具有承上启下、协调左右、沟通内外的职能，是展示学校管理水平和精神风貌的重要窗口。如何紧紧围绕学校的中心工作，促进院系工作更好更快地发展，是摆在高校二级学院办公室面前的主要任务。高校二级学院办公室应该在新形势下，努力为本学院的教学科研服务，为培养和造就众多的四个现代化所需要的人才服务，不断加强和改进基层学院各项工作，为提升高校教育教学水平、人才培养质量和管理层次发挥作用。 　　一、高校二级学院办公室工作的特点 　　1.工作点多。目前，高校内部的分工较细，职能部门较多，多则三四十个，少则二十多个。二级学院的办公室要同时面对众多职能部门，工作点多是可想而知的。办公室工作人员不但要做好学校各职能部门下达的工作任务，还要为本学院教学科研工作服好务，做好后勤保障。同时，二级学院办公室作为学院对外窗口，还面临校外来访等接待工作。二级学院办公室人员数量一般在5~8人，往往是一人面对学校多个职能部门，工作任务重，头绪多。 　　2.工作时效性高。二级学院办公室的工作牵扯到学院工作的方方面面，涉及教学、科研、党委、人事、学生管理等，其中的具体工作大多对时间有明确要求，例如科研基金项目申报、专业技术职务申报、考勤等。由此，学院办公室的工作必须讲究高效、快捷、及时、准确。特别是在当今高度信息化时代，基层学院办公室工作时效性就显得更为突出。 　　3.工作事务性强。二级学院办公室的工作内容丰富，工作量大，工作中面对的人员众多，而且具体到某一项工作，很琐碎，事无巨细。通常是一个通知，工作人员就要付出很多的精力来完成这项任务，比如统计教职工信息，字段多，数据量大，又不能出错，这就要求工作人员格外谨慎和细心。 　　4.窗口作用。同其他单位办公室一样，二级学院办公室有着“窗口”、“关口”之称。学院办公室要把好机要关，对经办的文件、经管的印鉴，应注意做好保密工作，对代表学院领导承办的信访、接待、服务、内外联系应注意学院的整体形象，加强精神文明建设。二级学院办公室在处理大量文件信函、接待各方面的来访上访及对内对外的联系中充分体现着它的公关作用。二级学院办公室在处理事务过程中公关能力的高低直接影响着学校办公室的工作效率。 　　二、加强和改进高校二级学院办公室工作的思考 　　1.提高办公室工作人员素质。学院办公室是学院的窗口，学院办公室的工作行为和工作水平，代表着学院的形象。办公室工作人员的整体素质直接影响办公室的管理水平和服务能力。提高办公室工作人员素质，首先要抓思想政治教育。由于办公室工作的重要性，有必要把那些思想政治素质过硬，能吃苦耐劳，甘愿为人民服务的优秀分子选拔到办公室工作岗位上来。德才兼备，德字为先，工作能力可以在实践中提高，道德水平不是一朝一夕养成的，所以在选拔任用工作人员时注意甄别。认真组织政治学习，开展思想政治教育，提高办公室工作人员的政治素质。二是要心平气和，心理素质好。办公室工作人员的工作对象众多，不只是全院的教职工和学生，还要面对学校的各职能部门和校外人员，这就要求办公室工作人员要有良好的沟通能力和心理素质。与人交往是比较复杂的心理活动和行为，也是一门学问。办公室工作人员与形形色色的人打交道，有时可能要受到一定的委屈，这就要求工作人员时时处处以工作为重，不能冲动，克制情绪，努力化解交流障碍，避免不必要的纠纷。三是要头脑灵活，腿脚勤快。办公室工作千头万绪，这就要求办公室工作人员学会统筹安排，对各项工作分清轻重缓急，合理安排时间，提高工作效率；工作中要积极主动，遇到问题不逃避、不推诿，敢于接受挑战。另外，还要勤向领导请示和汇报工作进展和工作中遇到的问题。此外还要多向同行交流工作，互相学习。 　　2.建立办公室管理工作规范。办公室管理工作虽然事务繁杂，但也有其规律可循，也应有其工作的流程和规范。这就要求办