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关于医院档案管理工作的思考与建议 前言:档案管理工作由于组织的不同而有所差别, 不同的组织会根据自己的特性来制定 档案管理制度和体系, 这主要涉及到档案的类别、 作用和管理所要求的方法途径不同等。 相 比于其他组织的档案, 医院档案部门作为整个医疗系统中最重要的信息资源部门之一, 其重 要性与特殊性不言而喻,但仍有部分医院档案管理工作有欠规范,存在很多被忽视的问题。 由此,本文展开对此这一工作探讨具有一定现实意义。 1 医院档案管理工作的职能意义 医院业务不仅规范性和指导性文件数目较多, 而且更新速度也很快。 医院几乎天天要接 收有关义务规范性和指导性的文件,其中分为业务规范文件和政策性文件,前者较为微观, 后者较为宏观。 在文件的下发过程中, 由于缺少相关的档案文件保管知识, 业务部门为使用 方便很可能将文件据为己有。 加之医院科室众多, 每个科室又包含多个专业病组。 由于医疗 技术迅速发展, 主管部门会不断下发各种政策文件。 这些文件多是有关治疗方案的指导文件, 对医院的业务十分重要, 一旦损坏或者丢失, 便会破坏信息的完整性, 给医院的工作带来麻 烦,甚至产生严重问题。 所以, 医院要依据自身的特殊性来制定合适的档案管理方法。 建立 健全的医院档案管理体系有助于医院解决自身问题、 弥补自身漏洞, 提升自身管理能力, 最 大限度发挥医院档案管理效率,提升服务质量,推动医院可持续发展。 2 影响医院档案管理效率的主因 (一)系统的管理制度。档案管理的工作制度一般可分为保管制度、收集制度、档案的 使用制度等,彼此联系紧密。然而, 实际中很多医院并未将上述制度进行有效融合,使之联 系脱节,无法形成配合体系,从而难以发挥各自实际作用。同时, 由于我国档案管理仍旧缺 乏科学、 统一的权威制度, 使得每个医院都依照个体意愿来理解并制定管理制度, 从而导致 很多医院的档案管理制度并不完善,甚有漏洞,档案缺失严重。 (二) 专业的档案管理人员。实践中,部分医院从事档案管理的工作人员并不具备相关 的专业知识, 也缺乏相应的工作技能, 其中还有部分档案管理工作人员是以兼职身份开展工 作, 相关专业管理人员未能足额定岗, 从而极易导致档案资料收集率低, 继而使得完整档案 归档数量少, 由此产生连锁反应, 为医院医疗工作开展带来了一定的困难, 进而影响医院整 体的业务水平。 造成这样的局面多因为医院被传统定义为业务单位, 故而大多数人更为关注 其业务水平的高低,从而导致医院在发展建设过程中,不自觉地忽视了档案建设的重要性, 继而忽视了对档案管理工作人员的培训,将过多精力投入到医疗技术人员的教育和培养上, 使得档案管理工作继续沦为长期被忽视,难以发挥积极的作用的恶性循环之中。 (三) 档案管理设施设备。 档案管理设施设备一般地包括两类:一是档案管理过程中所 需要的设施设备,二是档案应用系统所需要的设施设备。如果设备投入不充足,更新滞后, 配备缺口大等现象, 使得档案难以得到充分利用, 管理目标亦难以实现。 目前很多医院的档 案库房都不符合要求,有欠规范,设施设备落后, 管理技术又不先进, 严重影响了档案管理 工作的效率和成果。 虽然计算机和网络技术已被广泛运用到了诊疗的过程中, 但尚未将档案 记录和诊疗进行全院联网,迫使档案的利用手续繁杂,严重影响工作效率。 3 提升医院档案管理效能的工作建议 (一)结合实际,制定科学化的管理制度。档案管理工作在不同的阶段是相互独立的, 但整体上是系统的、 互相联系的。档案管理工作主要可分成两大部分:一是收集、 整理和鉴 定相关文件;二是档案的利用。 且不论是基于理论抑或实际, 前者都是后者的根本所在,所 以, 在进行相关文件收集和整理时, 必须认真完成立卷归档的工作, 按照相关制度对文件进 行及时、准确和科学地分类组合,使文件之间形成紧密而又清晰明确的联系;换言之, 前期 归档工作必须同时考虑后期档案利用工作的要求和需求, 两者相辅相成。 完善的档案管理工 作制度有利于管理工作顺利的开展, 避免了管理的随意性。 医院档案管理必须遵照 《档案法》 等相关规定,结合工作实际,制定出一套完整的、科学的、切实的档案管理工作制度,对全 院各个科室的各种档案进行统一的管理和统一的考核, 使得档案的管理与医疗体制同步发展。 (二)加强交流,强化兼职管理人才培训。对人才队伍的建设,首要健全档案管理工作 激励机制,贯彻执行“有奖有惩” ,满足员工基础需求以激发其工作热情,从而提高工作效 率;其次, 结合医院工作的特殊性, 有针对性地选择合适的培训方式和内容,加大对以兼职 身份参与档案管理的人员的培训力度, 使之与专业管理人才组合形成连贯体系, 促使档案工 作更为专业; 再者, 提高对档案管理专业人才储备和建设的重视度, 将其纳入医