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刘蔚:浅谈档案管理信息化建设 档案管理作为企事业单位工作中重要的组成部分，推动了企 业的建设和发展。随着，信息技术的快速发展，档案传统的管理模式 已经难以满足形势的发展，弊端逐渐□益凸显，对于中化地质矿山总 局贵州地质勘杳院的档案管理工作来说，工作量大、范围广，加强其 档案管理信息化建设迫在眉睫，在档案管理中应用先进的信息技术， 大幅度提高档案管理工作的效率，促进Y各项工作系统化、规范化、 科学化。 和著作权归原 所有， 关键词：档案管理；信息化；建设 如今，信息技术在各行各业的应用越来越广泛，档案管理工作也 应该与时倶进，实现档案管理信息化是社会发展的必然趋势，它是以 计算机技术为基础的现代化管理手段，给档案管理注入了新的血液， 并在档案管理中发挥着重要的作用。中化地质矿山总局贵州地质勘查 院作为国右事业单位，将信息技术引入档案管理工作，进一步提高工 作水平，树立良好的社会形象。所以加快档案管理的信息化建设进程， 具有重要的现实意义。 1档案管理信息化建设的必要性 传统的档案管理在新形势下暴露出了较多的问题，己经影响了档 案管理工作的发展，阻碍了其前进的脚步。首先对于一个单位来说， 档案管理的内容多且繁杂，采用传统的档案管理模式，既耗费时间又 耗费精力，还特别容易出错，严重影响了档案管理的效率。其次，档 案基础设施不足，对档案的存储不利，在传统的档案管理中，纸质档 案是主要的载体，时间一长，受潮、虫害等给档案管理造成了巨大的 损失，严重者甚至出现了丢失档案的情况，档案的利用率较低。而档 案管理信息化建设，不仅能够使以上问题得到妥善解决，还能够发挥 更多的作用。 2信息技术在档案管理中的优越性 与传统的档案管理相比，信息化档案管理优势明显。首先，对于 信息量特别大的地质勘查院而言，不仅大幅度提升工作效率，而且档 案信息的存储量更大，查阅也更加方便，能够很好的满足工作需求， 同时，降低了成本，纸制品的消耗得以减少，人员编制得以精简，其 次，把工作人员从繁重的工作中解脱出来，减轻了档案管理工作人员 的劳动强度，以更高的热情投入到工作中去。另外，地质勘查院的档 案管理工作涉及的范围比较广，既繁琐又复杂，利用信息化手段进行 管理，可以使工作更加规范、更加严格。还有，实现了资源共享。网 络为人们提供了一个开放的交流平台，借助发达的网络技术实现资源 共享，利于工作的幵展。 3档案信息化建设面临的问题 1、 管理方式落后 随着工作内容不断细化，档案的数量增长较快，传统的档案管理 已经滞后，如果一味停留在老路上，不仅管理效率无从谈起，反而给 管理部门增加丫负担，不利于工作的开展，因此，急需改变这种现状， 加快档案管理信息化建设，提高管理效率，使档案的价值实现最大化。 2、 制度不完善，工作不规范 主要表现在职责不够明确，在工作中做事推诿，缺乏主动性，导 致档案管理随意性大、比较盲目，使得很多有价值的资料收集、归档 不及时，造成资源浪费，问题频频出现，另外，由于人为原因，使档 案破损严重，丧失了档案资料的价值与功能，对单位来说损失不小。 3、 意识淡薄，人员素质低 巾于档案管理工作不能够直接产生经济效益，所以对档案工作重 视程度不够，虽已有改观，但收效甚微，使档案的利用率较低，适应 不了新形势的发展趋势，其次，缺少专业的管理人员也是档案现代化 管理水平低的一个重要原因。往往从事档案管理的工作人员年龄比较 大，接受新鲜事物慢，知识老化严重，对计算机技术掌握不熟练，工 作态度也存在很大的问题，基本上是以此消磨时间，不能为档案管理 的实际工作带来有益的帮助。 4推进档案管理信息化建设的对策和建议 1、加大宣传力度，增强档案意识 档案管理工作不能够直接产生经济效益，虽然表面看起来是这样， 但是深入的思考一下，会发现单位的其他工作或多或少的与捫案资料 挂钩，所以档案管理为其他工作提供便利，帮助其创造效益，对企业 的工作具有明显的帮助作用，所以，要从思想上转变观念，从上至下 都要高度重视，积极对待，充分认识到档案管理信息化的重要性，使 档案管理工作取得实效，发挥出应有的作用。企业要通过多种形式加 强宣传，让员工和领导逐渐接受信息化档案管理方式，提高大家的认 识，为档案管理实现信息化、提高档案管理水平奠定坚实的思想基础。 2、 深化档案改革，升级管理方式 档案资料种类丰富，将信息技术引入档案管理中，实现档案管理 的信息化。信息存贮技术，成为档案信息化管理的基础，不仅提升了 存储空间的涵盖量，使信息的存储更丰富，而且能够做到与快速检索 的有机结合；在档案管理中应用多媒体技术，检索结果的准确性提高 了，信息检索的流程简便了，减少了不必要的烦琐，大大提高了档案 的利用率，同时打破了时间空间的限制，有效的实现了资源共享；条 形码技术主耍解决的是档