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华中理工大学管理学院 蔡希贤 Chapter 15 Writing and Translating Business Contracts国际商务英语合同撰写与翻译 第一部分 合同协议的起草(Drafting Contracts Agreements) 协议/合同是双方谈判结果的书面形式。协议/合同有哪些基础材料？为什么要争取初稿的起草权？协议/合同有哪些主要条款和基本格式？它们的语言上有哪些基本特点？一般从哪些方面分析、修改和定稿？ 所有这些问题，都拟在本章第一部分内例述和研讨。 一、弄清基础材料 (Ascertain Basic Documents) (一)基础资料的内容(Scope of Basic Documents) 在动手起草合同/协议之前，有必要首先弄清楚与正式协议/合同有关的基础资料；有时，合作双方只经过口头的交往就达成口头协议的。在这种场合，协议文件的起草人就应全面地把口头交往的情况仔细弄清，然后动笔起草。基础资料具体包括：(1)会议纪要；(2)备忘录；(3)意向书；(4)草约；(5)招标文件；(6)建议书；以及(7)函电等。 1.纪要(Minute of Talks) 即每次口头会谈的文字结果。它是口头谈话内容的正式书面记录，以防止误解、遗忘或作为客气的提醒，因此有时亦称之为Memo(备忘录，见下条)。纪要是正式合同、协议的依据，如经双方签订，则具有约束力。 2.备忘录(Memorandom, 简称Memo) 与纪要无大差别。这或许就是“备忘录”这个名称的由来，备忘录的篇幅没有限制，没有严格的形式，格式也比较灵活、随便。因此，Memo一般来说不是契约性文件，但却是一种正式文件。 3.意向书(Letter of Internet 或 Intention Agreement) 谈判双方经过初步接触和商谈，有了进一步合作的愿望，这种愿望的书面形式就是意向书。意向书是双方进一步合作的基础，但它一般不具有法律约束力。翻译时，意向书不能译作Book of Aspiration。 4.草约(Protocol) 草约也是双方会谈结果的文字依据。经双方签字后，双方便都对草约内容承担法律责任，但它还不是具有法律效力的正式文件，仍需进一步的补充、修改、完善。 5.招标文件(Bid Documents) 招标(英语为invite tenders，美语为invite bid)。招标通告是在进行某项大型工程，或买卖大宗货品，或从事某项专门性工作时，先把有关条件、要求、甚至具体图纸、材料、货样等对外公布， 有愿意按照条件、要求等承揽者，可估算价格，呈交投标文件(bid或tender documents)并报价(offer)，招标人组织评标(assess the bid或tender)，即在各投标人之中选择质量最好或方式最合理、或价格最合算者。最后是开标(opening the bid或informing the successful bidder)。招标人与得(中)标人(winning bidder)即根据招标条件签订合同(place contract)。招标文件虽不是契约性文件，但它表明了一方的要求和观点，属于严肃的正式文件。 6.建议书(Proposal) 建议书通常是投标人(或有意投标者)对招标的回报形式。其内容包括商务条款和技术规范，即对买方询价书(letter of inquiry)的各项要求(如名称、规格、数量、单价、总价、主要技术指标等)逐点给予答复(point to point reply)。 7. 函电(Letters and Telegrams) 函电是会谈双方在不见同的情况下，申述观点、传递信息、汇报情况、记载协议、礼仪往来的迅速而简便的文字记载，虽然有时带有个人性质，公私兼顾，但多数函电不失为起草合同、协议的基础材料，这些基础材料都是正式合同协议的前奏。 (二)合同与协议的区别 (Differences Between Agreements Contracts) 尽管上述各项均为正式合同、协议的基础材料，而且合同与协议的性质上是一样的，都是具有法律效力的正式文件，但两者之间也是有区别的： 从内容、条款上看，合同较具体、详细，着眼于微观；而协议则线条较粗，比较原则，致力于宏观。因此，在实践中往往合作各方先就某一项目这成协议(甚至是先达成初步协议)以对有关的原则问题作出规定，然后在此基础上签订合同，以全面确定各项具体细节。 从涉及范围上看，合同的标的比较单一，比较集中，比较确定；往往一事一议，就事论事，而协议的标的往