基础建档案管理篇.pptVIP

基 础 建 设 ——档案管理篇 牡丹江市质量技术监督局 2012年10月 档 案 目 录 档 案 目 录 示 例 注： 1、与以上各项内容对应的电子档案材料一并同步归档。 2、涉及密级的档案请作注明，绝密档案须密封盖骑缝章并按相关保管权限移交。 3、录音、录像须录制成光盘。 4、照片须附有时间、地点、人物、内容概要等说明。 工作的衔接、检查、历史的延续等，更多的信息都应当在主卷中体现。分卷只是我们平时工作中某一部分或某一时期的总结或回顾，有些分卷可能归档入卷以后几年内都不会再去翻阅或者失去存档的意义。因此，下一步我们的重点应放在主卷的形成上。分卷的形成应当“随时有、随时建”。建议把整理档案资料作为一项经常性工作去落实，以高度负责的态度，不管是主卷还是分卷，尽量要做到完整简洁、科学合理，从而真正达到我们建立档案的最终目的。  ——完—— * * * * 关于基础档案建设 根据市局关于做好“基础工作——档案建设”的具体要求，在计量科基础档案建设试点观摩的基础上，在大家的共同努力下，各科都能够按照规定做好本科（室）的基础档案建设工作，全局基础档案建设已初见成效，基本达到了“标准高、要求严、效果好”的预期目标。 一是重视程度高。各科科长都能够指定专人负责档案建设工作，查阅资料认真细致。如特种设备科主卷中的基础部分内容比较丰富、翔实； 二是动作较快。大家都能够在较短时间内收集、整理、装订资料，标准较高。 三是自主创新意识较强。根据工作实际情况，能够采取不同的分类方式整理主卷与分卷之间的联系。如原科技认评科档案整理比较完整，分类明了；稽查支队还根据工作特点建立了《稽查支队管理制度》。 档案工作基础知识 档案：是记录和反映国家机构、社会组织或个人工作、生产、科研、学习等活动原貌的，按一定规则组合归档，以备查考利用的各种文献。 是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、声音以及其他各种形式的历史记录。 从狭义讲档案工作的内容，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等工作内容。 归档材料整理：是将归档材料以件为单位进行有序化、系统化整理的过程。内容包括对归档材料进行鉴定、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等。 归档材料整理的意义： （1）方便查找和利用。 （2）有利于文件材料的安全保管。 归档文件整理的基本原则： 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 建立完善的基础档案在日常工作管理中有着十分重要的作用： （一）它是单位的“户口簿”； （二）它是单位工作的历史记录； （三）它是追查原因，分清事故责任，处理责任者的重要依据和佐证材料； （四）它是熟悉单位情况，提高业务水平的教材资料； （五）它是考核工作人员工作情况、业务水平、工作能力的依据。 如何才能建立完善的基础档案？ 首先，必须统一思想，提高认识。要站在对历史、对单位、集体负责的政治高度，认真学习档案工作的法律、法规和相关文件规定，切实增强对基础档案建设工作重要性的认识。 其次，要清楚职责，准确掌握本科室业务工作基本情况。历史的沿革跨度较大，涉及面较宽泛，工作涉及面广，工作量大。做好材料收集整理工作，关键是要有高度的责任心。 第三，整理归档，完善管理制度。将收集齐全的各种材料进行整理、归档，分别统一制作卷内目录和案卷目录，坚持分类准确、组卷科学、装订整齐、编号规范、排列有序、检索方便，规范管理，专人保管。 要求统一制定规范的档案盒，统一用纸规格，所使用的表格及文件格式做到统一、规范；文件材料的签字、盖章手续完备、准确。 归档材料必须做到齐全、完整、准确、真实，案卷整理规范标准，装订整齐美观，书写工整，字迹和载体材料质量优良，有利于长期、永久保存。 当前档案建设存在的几个突出问题 问题一，用于档案登记的各类表格的设计不尽合理。主卷内分类不够科学，资料的收集不够全面，个别科室只注重了分卷的建立，仅把某项工作形成的资料进行了装订。 如：制度法规名录，是否对应成册；主卷内基础数据统计表，是否在分卷中有企业分类档案名册和与之相对应档案。年度工作要点；大事记（按照时间顺序简要记述一定范围内所发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料）；组