档案数字化基本程序与要求培训课件.ppt

命名图像文件 纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。 多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。 * 2018-12-16 目录建库 选择数据格式选择 目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。 档案著录 按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。 目录数据质量检查 采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。 * 2018-12-16 数据挂接 汇总挂接 档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。 数据关联 以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。 交接登记 认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。 * 2018-12-16 数据验收 数据抽检 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5% 验收指标 目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。 一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。 合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100% 验收审核 验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。 验收登记 认真填写纸质档案数字化验收登记表单。 * 2018-12-16 数据备份 备份范围 经验收合格的完整数据应及时进行备份。 备份方式 为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。 数据检验 备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。 备份标签 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。 备份登记 填写纸质档案数字化备份管理登记表单。 * 2018-12-16 成果管理 应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。 纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。 * 2018-12-16 纸质档案的数字化 数字化处理方式的选择 数字化输入设备的选择 扫描技术参数的确定 数字化处理基本环节 数字化存储设备的选择 缩微影像转换技术应用 * 2018-12-16 数字化存储设备的选择 光盘（光盘机、光盘塔、光盘库） 只读、一次写入多次读出、重复读写 选择注意： 1.支持并发访问用户数量 2.安全性及安全管理体系 要与NTDomain等网络管理界面无缝集成，支持Passthrough功能； 有自动日志功能； 3.对各种网络操作系统和网络结构的支持 4.存储容量 * 2018-12-16 纸质档案的数字化 数字化处理方式的选择 数字化输入设备的选择 扫描技术参数的确定 数字化处理基本环节 数字化存储设备的选择 缩微影像转换技术应用 * 2018-12-16 缩微影像转换技术应用 缩微胶片扫描设备的选择 扫描技术参数的选择（分辨率200dpi、亮度45-60、对比度80-90） 校对 建立目录体系 标识的相互印证 * 2018-12-16 照片档案的数字化 输入设备：照片、图片、底片等的输入设备主要根据照片档案不同的类型，可采用 专业平板扫描仪 高级底片扫描仪 数码照相机 * 2018-12-16 扫描分辨率的确定 1.反射稿（照片）扫描分辨率： 11”×8” 300dpi 8”×5” 450dpi 5”×4” 600dpi 4”×3”