准备备忘稿与讲义.PPT

10-1 簡報的認識與規劃 簡報成功的要素 製作簡報內容的同時，首先問自己是否有想要了解的興趣。例如，簡介公司時，馬上就攤開公司的組織架構，然後詳述各部門沿革，這樣的簡報會吸引聽眾注意嗎？想想看，如果是您，您想要聽到哪些資訊？ 簡報一開始，未能讓聽眾先了解簡報的摘要，或是未能開宗明義的說明簡報能給聽眾帶來的好處，無法引起聽眾的興趣。 未能預先了解聽眾的知識水平，並針對該類型的聽眾準備資料，因而無法引起聽眾的興趣。 簡報資料太過繁雜，未先經過刪除萃取，導致文字過多，密密麻麻的文字不易消化。 未經排演練習就貿然開始簡報，因而關燈之後，就一邊播放簡報，一邊照本宣科，逐字唸完簡報資料，導致聽眾聽得無趣而昏沉想睡。 簡報設計步驟(1) 製作一份簡報，為了達到事半功倍的效果，通常都有一定的設計流程，若能照著如下的流程進行，就能讓簡報效果達到一定的水準。 簡報設計步驟(2) 確定主題目標 簡報的目的不外乎使聽取簡報的人，能夠了解某些真相、認同某些論點、或是採取某些行動，因此在主題方面必須非常的明確。特別要注意的是，簡報的主題一定要迎合聽眾的需求，最好能事先確定聽取簡報者的身分、背景、以及他們的需求。 簡報設計步驟(3) 收集與篩選資料 主題確定之後，接下來就必須確實地收集相關情報資料，如：環境分析、競爭情況、市場反應、支持的論點、問題的分析歸納、解決的方針…等，透過相關資料的收集、分析與歸納，才能產生強而有力的論點或解決方案。 簡報設計步驟(4) 設計結論 分析情報資料之後，必須先做出結論。因為聽眾最在意的是演講者可以帶給他們什麼好處。有確切的結論，演講者就可以根據結論來發展演講的內容。 發展開場白 開場白與結尾都是簡報最重要的時段，在開場時，演講者必須明白點出簡報主題的重要性。同時將結論的優點，及其可能帶給客戶的利益做個說明，讓聽眾有興趣繼續聽你的解說。 簡報設計步驟(5) 架構內文 針對所設計的結論，透過合邏輯的、有條理的、有組織的方式來架構內文，不斷地重複、強調，以加深聽眾對結論的認同。 增添趣味資料 當您透過比較、列舉、或理論支持…等各種方式強化簡報的結論後，為了避免簡報過於枯燥無味，可以考慮添加一些趣味性的資料，如：實例、歷史典故或有趣笑話…等，來幫助整場簡報的氣氛。但是添加的趣味資料必須能夠切合主題，或是強化結論才行。 簡報設計步驟(6) 設計視覺資料 視覺資料有助於激發聽眾的興趣和思考力。對於投影片中較抽象的概念，或不易理解的理論，都可以考慮使用圖像來輔助說明，尤其是和數據有關的資料，利用圖表來說明，更能加深聽眾的印象。而條列式的比較項目也可以考慮以表格的方式呈現，如此一來，不但能使聽眾易於同意你的意見，也較容易讓人信服你的專業能力。 簡報設計步驟(7) 增添多媒體資料 簡報中如果能加入一些與簡報相關的視訊影片、動畫，或是能增加效果的背景音樂、換片動畫與按鈕特效，就能讓簡報更有聲有色。 準備備忘稿與講義 為了避免因緊張或臨時的忘詞所造成的冷場，可以為自己準備備忘稿，將重點或關鍵字標示出來，當忘詞時可以提醒自己，讓整個簡報的過程更順暢。另外，也可以將簡報的內容列印成講義，供與會者參考或記錄時使用。 簡報設計步驟(8) 不斷演練 簡報內容都製作完成後，最後的工作就是不斷的演練再演練，透過反覆的練習，讓簡報能完美呈現。當然還必須包括各種突發狀況的模擬或處理，如：聽眾的提問、或是硬體設備無法使用時，該如何完成簡報說明…等演練，多一分事前的模擬，就能讓您更加臨危不亂。 增添動畫與轉場效果(1) 動畫和轉場效果雖然不是簡報所必備的要件，但是卻能輕鬆為簡報加分。在影片方面，從「插入」標籤中選擇「多媒體項目/影片」，就可以從檔案插入視訊檔或影片檔。 增添動畫與轉場效果(2) 如果沒有現成的動畫可以使用，也可以到線上多媒體藝廊下載，各式各樣的GIF動畫讓您取之不盡。 增添動畫與轉場效果(3) 當您介紹完某張投影片內容，打算進入下一張投影片時，可以適時透過「投影片切換效果」功能來加入換片特效，好讓聽眾的注意力再次回到投影片上。 增添動畫與轉場效果(4) PowerPoint還提供各式各樣的標題與內文的動畫配置，由「動畫」標籤按下「自訂動畫」鈕，就能輕鬆透過「自訂動畫」窗格來加強簡報的動態效果。 增添聲音效果(1) 可以從檔案或多媒體藝廊插入聲音，再透過選項標籤的設定，就可以跨投影片播放而成為背景音樂。 增添聲音效果(2) 如果想將介紹的內容錄製成為簡報的一部分，也能透過「錄製旁白」的功能完成，這樣一來，簡報也能在無人控制的展示廳中無時無刻的重複播放。 增添聲音效果(3) 至於按鈕部分，只要簡報中有加入動作按鈕，就能在「動作設定」時選擇要加入的音效。 超連結使用技巧 在做簡報說