唐山归档文件整理办法实施细则.DOC

PAGE PAGE 9 唐山市归档文件整理办法实施细则 1、为适应办公自动化建设的需要，提高档案管理水平，根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）要求，遵循“简化整理、深化检索”的原则，结合唐山市工作实际，制定本细则。 2、本细则所称的归档文件是指机关、团体、企事业单位及其他社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 3、归档文件的整理原则及质量要求： 3.1归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.2归档文件的整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。 3.3归档文件应齐全完整，实现应归档的文件材料全部归档。 3.4整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 4、归档文件的整理程序。归档文件应以件为单位，按照组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架等步骤进行整理。 5、确定归档文件的“件”（组件）。归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 5.1文件(包括正本和其他应归档材料)定稿如果是计算机打印的，并且没有修改笔迹，与正本内容一致，只将发文笺或者有领导签字的一页附在正本之后归档即可。 5.2已建立电子文件档案管理系统的单位，应将归档的电子文件（包括各种版本）转化成纸质文件，两种载体文件标引一致，一并归档。 5.3件内文件排序。正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 6、归档文件的修整、装订。 6.1 归档文件已经破损的，应按照DA/T25-2000予以修复；字迹模糊易退变的，应予复制。易退变文件包括铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水字迹的文件，复印、复写、热敏传真纸文件。 6.2 归档文件应按照要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 6.3 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。 6.4 归档文件一般以件为单位装订。采用文件左侧“三点一线”线装，少于5页（不含5页）的文件采用直角单孔线装。归档文件的装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。 7、归档文件统一采用“年度—保管期限”分类法。系统有规定的按系统规定执行。 8、归档文件的排列。应在同一年度、同一保管期限下，固定机构顺序，同一机构按事由结合时间进行排列；会议记录、会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件集中排列。各单位应尽量不再设置专题档案，如认为必要可将专题档案文件材料整理后，分别集中排列在当年相应保管期限的最后。 9、归档文件的保管期限按照国家档案局2006年第8号令和2012年第10号令执行。各单位应结合实际制定本单位的归档范围和保管期限表。 10、归档文件的编号。归档文件应依排列方案逐件编号。每份文件装订完成后，应在首页上端居中空白处加盖归档章（见附图1），并填写相关内容。归档章设置以下内容： 10.1 全宗号：填写当地档案馆给立档单位编制的代号，没有代号的暂时空项，全宗号位数为4位，不足补“0”。 10.2 年度：填写文件形成年度，用4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2016”。 10.3 保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即“永”、“30年”、“10年”。 10.4 页数：按该件有图文的页面计算，用阿拉伯数字填写总页数。每件按正本、发文笺、底稿的顺序编写页号。页数为3位数，不足补“0”。页号位置，正面标注在右上角，反面标注在左上角。 10.5 机构：填写该件所属内设机构的全称或规范化简称。 10.6 件号：填写归档文件排列顺序号，用阿拉伯数字标注，编制件号时不得有重号或空号，件号位数为4位，不足补“0”，在年度内保管期限下从“0001”开始流水。 11、编制归档文件目录。目录项目包括序号、档号、文号、责任者、