办公用品管理制度-新版.docx

办公用品管理制度 一、总则 为使公司的办公用品得到合理、有效的利用，避免浪费发生，特制定本制度。 二、适用范围 为加强所有办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据实际情况，特制定本制度。 三、办公用品管理范围 （一）耐用品 1.固定资产类办公设备，如：传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车、投影仪、数码照相机、音响、移动硬盘、U盘等。 2.固定资产类办公家具，如：办公桌、办公椅、电话机、打孔机、文件柜、茶几、保险柜等。 （二）易耗品 1.文具类办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。 2.生活类办公用品，如：饮用水、抽纸、纸杯、垃圾桶、垃圾袋、抹布、洗涤剂等。 四、办公用品采购 （一）申请范围： 1.填写人事行政部制定《办公用品申请表》，经各部门主管确认后于每月25日前提交人事行政中心。行政部根据申请计划统一安排采购，预期不报视为无需求，届时行政专员有权拒发； （二）审核及审批： 1.公司人事行政中心主管复核、人事行政管理HYPERLINK /view/426319.htm \t _blank 总监审核、HYPERLINK /view/18245.htm \t _blank 董事长批准后交人事行政部助理统一购买。 （三）采购安排： 1.各部门所需办公用品，需经行政部统一购买，其它部门不得擅自购买。 2.办公用品申请表审批下来后，全部由采购人员购买。 五、办公用品入库 （一）入库登记： 1.办公用品采购到位后，由行政人事专员核对、入库。 2.入库物品明细单 （1）每次采购入库后，行政专员制作入库明细单，行政部经理签字确认，明细单备案存档。 六、办公用品领用 （一）耐用品一般以部门为单位发放，部门内共同使用，个别办公必需品须经门部主管同意后可以个人为单位发放；易耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。 （二）新员工入职后，行政部统一为其配备办公用品，由本人在《办公用品领用单》上签字领取，行政部存根备案。 七、办公用品的日常管理 耐用品的管理 1.耐用品进行编号管理，由财务部统一登记用品，并计算其剩余价值。 2.耐用品的日常管理由使用部门或使用者进行；公司公用品由人事行政部进行管理。 （二）耐用品办公用品/设备的报修： 1.耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人到行政部详细描述并登记故障现象，行政专员统筹安排。 2.各部门耐用办公用品的保养，主要由各部门专人进行维修保养登记并跟踪维护情况，行政部将不定期检查。公共设施或设备，由行政部统一管理。 3.其他办公设备（办公桌、沙发）等出现故障，各部门应及时与行政部联系，由行政部负责协调厂家维修解决。在保修期内不能维修解决的，凭购买发票、保修单退、换给厂家。 （三）易耗品的管理 1.统一由行政部负责申请、采购、发放。 2.由各使用部门或使用者管理。 3.如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。 4.员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由人事行政部确认。 （四）各部门一个月的办公用品量应在月初进行仔细检查预算，在月中确有特殊原因须要增加或另买时须由部门负责人递交书面的超支“情况说明”给人事行政部，报人事行政中心核查后再确认处理结果。 (五)若无特殊原因超支，公司不再为其购买，但部门负责人为保证工作的正常进行，自行解决余下时间的办公用品费用。 （六）月度办公用品使用定额由上月26日—下月25日为一个周期。 （七）办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。 （八）易耗品应按岗位期限使用标准领取。如期限未到将不再发放。（请看附件四:低值易耗品办公用品使用期限统计表) （九）各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用背面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。 八、职责 （一）公司人事行政中心负责办公用品的全面管理。 （二）公司人事行政专员具体负责执行。 九、惩罚 （一）公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。 （二）公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者一经发现将在当月考核分中扣5分。 （三）员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理实用而损坏应照价赔付。 十、附则 （一）本制度由行政部负责修订并解释。 （二）本制度自颁布之日起执行。 行政人事管理中心 2015年