管理文秘第九章事务工作(四)(1).pptVIP

1、接待、约会 2、商务旅行 3、会议 4、检查、指导 5、庆典 6、私人活动 □日程安排的基本原则和要求 （一）统筹规范，突出重点 （二）效率与健康兼顾 （三）事先确认 （四）留有余地 （五）适当保密 （六）及时督促 □日程安排的一般步骤 （一）了解领导的工作习惯和生活习惯 （二）区分轻重缓急，合理安排约见 （三）及时确认和更正 （四）搜集整理相关信息和材料 （五）督促提醒 约 会 卡 ×××× 年 × 月 × 日星期 × 10 ： 00 会见张××，商谈下一年度的销售问题 地点：公司会议室 13 ： 00 与××公司王××经理共进午餐 地点：白云大酒店三楼 14 ： 30 与律师商谈租赁位于中环大街的假日别墅事宜 地点：瑞金路 18 号 16 ： 00 去白云机场接 ×× 公司董事长周先生及其夫人 客房定在白云大酒店 19 ： 30 赴白云大酒店三楼晚宴（宴请 20 ： 00 开始） 服装：套装，附请柬  总经理行程安排 上海至北京 2004年5月11日——5月13日 5月11日 星期二 上午 7：00 赴虹桥机场（公司派车送达） 8：40 乘Mu5143次班机离沪赴北京 10：20 抵达北京（×××接机） 住××宾馆606房间（已预先定房） 12：00 与××总经理共进午餐（在宾馆） 下午14：30 与××总经理在公司会议室洽谈 （需用的1、2、3号文件在您的公文包中）。 18：00 与 ××总经理在公司共进晚餐。 5月12日 星期三 上午 9：30 赴××公司与×××董事长洽谈 （需用的4、5号文件在您的公文包中） 11：30 与×××董事长共进午餐（在该公司） 下午 15：00拜访×××先生 （由××先生陪同，礼品在您手提箱内） 18：00在宾馆用餐。 5月13日 星期四 上午 8：50 乘CA1501次班机离开北京 （机票已预定，由王秘书事先送交您）。 10：25 抵达上海虹桥机场（××接机）。 ☆案例一 陈先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理。请把下星期一的活动做一个日程安排： 1、上午10：30在办公室举行会议，所有经理都参加。 2、安排时间去银行取现金 3、12：30陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华大酒店共进午餐。 4、为人事部的朱迪小姐安排下午3：00见陈经理。 5、适当时候利用半小时的时间与陈先生商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的时间，因为陈经理想在这段时间里处理他的信件。 6、陈经理和夫人晚上7：30分出发去康特公寓出席晚8：00的俱乐部聚餐会。 ☆案例二 杭州某公司领导因公务需要，要携王秘书到西安出差，主要是洽谈项目合作前期有关事宜。 （1）收集西安公司的有关材料。 （2）选择去西安的旅行方式，查询杭州到西安的火车、航空等信息资料。 （3）预订车、机票程序熟悉，收集当地预订票受理点电话、地点、联系人；了解预订火车、飞机票的基本程序。 （4）预订西安客房，资料查询、程序及注意事项。 值班 □值班工作的主要制度 （一）交接班制度 （二）请示汇报制度 （三）记录归档制度 （四）督促检查制度 □值班工作的主要内容 （一）安排好值班人员，做好值班记录 （二）办理临时交办的事项 （三）处理来电、来函和各种文件 （四）掌握领导活动情况，内外沟通 （五）协调安全保卫工作 □值班人员的素质要求 （一）坚守值班岗位 （二）熟练掌握各项业务 （三）认真处理各项事务 （四）做好值班记录 （五）热情接待来客 （六）加强安全保卫 第九章 事务工作——日常 接听与拨打电话 □原则与基本要求 （一）态度和蔼热情 （二）语言规范简练 （三）反应灵活敏捷 □接听与拔打电话的程序 （一）做好准备 1、预备好纸笔 2、预备电话记录卡 3、做好记录 时间、来电单位或个人、号码、接话人、内容、处理结果 电话记录表 来电单位 电话 接话人 来电时间 年 月 日 时 分 来电内容： 处理意见 （二）接电话 1、在电话铃响起两声之后的间隔里进行接听 2、拿起话筒后应自报家门 3、尽快弄清对方身份与目的 4、处理打错的电话应礼貌 5、对重要事项应重复确认 6、通话时要遵守保密规定 （三）打电话 1、打电话前要整理好自己的思维 2、重要电话应提前准备要点 3、打通电话后应自报家门，说明身份与目的 4、注意态度的礼貌及语言的规范 □过滤电话的注意事项和基本要求 （一）接听重要电话 对于这种来电必须要养