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会议座次排列顺序图 七、应急处理 《党政机关厉行节约反对浪费条例》相关规定 如何做好办公室会务接待工作 学校办公室 2014年5月 会务筹备——工作要点 会中组织 与管理 活动安排 会前检查 组织实施 接受任务 制定方案与筹备分工 会务总结 应急处理 收尾工作 会务筹备工作一览表 一、接受任务 了解情况 明确会议有关要求，了解相关信息 包括会议名称、主题、时间及会期、地点、议程、参会人数、会议代表情况（参会单位、人员情况等）、场地要求等 考察会议场地 了解备选酒店以下信息：酒店会议室（大小、人数）、宴会厅、住房情况（类型、数量、档期）、其他酒店配套设施，并了解价格等信息 了解周边情况：餐饮设施，周边环境，交通情况等综合信息 二、制定方案与筹备分工 制定方案 方案包括会议时间、地点、议程、参会人员、会务组织机构、会议预算等 筹备分工 筹备分工要做到：分工明确、责任到人、各司其责、加强协调 一般分为以下几组：筹备组、会务组、接待组、宣传组等，根据不同的会议可能还有秘书组、交通组、参观组等小组，明确各小组负责人 明确各小组具体分工和职责，明确工作重点和工作进度 三、组织实施 做好会务筹备工作职责细化分工 根据分工组织实施并做好倒计时表 座次安排 注：一般按职位高低排序，邀请嘉宾和校领导交叉排列。根据会议需要，如获奖代表可集中排列在会场前部一侧，主持人、新闻记者排位应考虑方便出入。 要点 全面检查会议筹备情况： 会场布置情况 嘉宾和领导接待 住房安排、会议用餐与应急物品准备 车辆保障、人员接送 文字资料准备 新闻宣传准备 会议流程彩排 四、会前检查 五、会中组织与管理 六、活动安排 可能出现的应急情况 根据会议需要，制定应急预案 会议（活动）时间临时变更 出席会议领导或来宾临时调整 会议（活动）地点临时变更 会议前夕临时调整会议（活动）项目 会议期间临时调整会议（活动）项目 根据不同情况，做出相应地应急处置 补发通知明确变更情况或落实所有与会单位及来宾 变更信息迅速传递到所有会务工作人员 迅速更新会议议程并报告会议主持人 迅速更新会议指南、制作席位卡、调整会场座位安排 若会议指南已经印制，则要专门另行通知，随会议资料一同装袋发给与会人员 处理结果及时向领导报告 八、收尾工作 九、会务总结 会务总结 资料归档 拟写会议总结报告 做好相关会议资料的归档工作 分析各小组在会议过程中出现的情况 总结各小组存在的问题及改进措施 各小组的工作亮点及新想法 三类会议：包括各单位召开的工作会议、小型研讨会、座谈会、评审会等。 严格控制会议时间（三类会议会期均不得超过2天） 严格控制会议规模（三类会议工作人员控制在会议代表人数的10%以内 ） 会议地点应就近选择，原则上应在内部的会议室或会堂举行。如确需在政府所属场所之外租用会场，应到四星级以下(含四星)定点饭店召开，按照协议价格结算费用。 严格执行会议用房标准，不得安排高档套房 会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴，不安排宴请 会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果 不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁以任何名义发放纪念品 谢 谢! * 原则：1、围绕如何展现会议内容来选址，不要有个人的好恶； 2、在策划案的框架下，在费用的约束下，尽可能方便会务操作。 例如：按照参会人数去找会场。如有分组会，还要找若干小会场；有 外出就餐和旅游项目，还要找风味餐厅、旅行社等等。当然，要节约 资金，要五星宾馆设施和服务，要三星的价格。