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工程档案管理工作探讨 1工程档案管理工作存在的主要问题 工程档案人员素质有待提高 工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监 理等单位形成的档案资料，涉及面广，专业性强。但就工程 现场的情况看，大多项目部都未配备专职的档案管理人员， 往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任，大多没有参加过 正规的档案业务知识培训，专业知识欠缺。加上现场工作繁 忙,人员调动频繁，原始资料丢失、损毁严重,档案管理处于 一种被动应付状态，这必然影响到工程档案的质量。 档案意识淡薄 部分施工单位对工程档案管理的重要性认识不够，重施 工轻档案管理的现象普遍存在，如工程技术资料的收集整理, 本应始于工程开工，终于工程竣工验收，列入工作日程，同步 施工进展。在工程项目中，平时不重视工程档案的收集整理, 档案工作与工程建设不能同步管理，资料不规范、收集不齐 全。甚至岀现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资 料的现象，造成原始资料失真，工程档案造假,甚至对档案管 理人员反映的问题未引起重视,使工程档案管理工作处于被 动局面。对于施工单位来讲，一般都未配专职人员，更没有 专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在 专业技术人员手中,很容易丢失或损毁。 2做好工程档案管理工作的对策 制定工程档案管理规范 实施四同步原则 我们在贯彻执行国家有关基建档案项目管理，验收方面 的规定和办法时,结合广汽菲亚特克莱斯勒汽车有限公司实 际情况，制定出符合该司的规定，以便于遵照执行，同时还应 把档案资料管理职责纳入有关的部门和专业技术管理人员 的岗位责任和业务检查考核程序中，要保持建设项目资料管 理与工程建设的四个同步：即签订合同时同步提出项目档案 资料归档份数与质量要求，落实好档案资料归档验收的经济 责任；工程开工建设与档案资料形成积累同步，落实好建设 单位、设计、施工单位相关部门和人员的管理责任;工程建 设过程与档案资料跟踪指导管理同步,落实好建设单位主管 部门和人员监督指导责任;工程交工竣工验收与档案资料整 理交付验收同步,落实好施工单位保证交工技术资料完整准 确和业主单位的质量验收把关责任。保证工程建设项目档 案管理资料管理、登记、验收等环节工作的规范和有序控 制。 工程档案归档责任书文件的签署 不仅影响工程形象，而且影响到操作、维护、管理、更 新、扩建和技术改造等。通过一年多前的项目档案工作实 践，笔者认为由于工程档案不及时是主要原因，多数参与单 位的领导、工程技术人员和管理人员要重点抓好项目的进 度和质量,对项目档案工作不落，把档案工作作为软”，造 成难以归档的项目。由于多项目参与单位，如果不是一个强 制性的管理手段参与单位备案工作，项目文件归档会出现很 多问题，会影响项目档案归档时间和档案质量。笔者认为对 项目文件归档和管理责任书的形式，加强参与单位领导下的 档案管理意识是一种行之有效的方法。因此,我们应采取项 目文件归档和管理责任书的“办法和参与单位”，明确规定 了参与单位档案工作的要求，项目档案，档案质量，违约处罚, 参与单位领导真正从思想价值工程档案归档。这种方法可 以从源头上把住工程建设的施工单位归档，档案损失情况的 有效控制，使它在工程建设中不仅注重材料的积累，还要注 意档案材料的质量，才能保证档案工作的顺利进行。 实施工程档案专项检查工作制，做好工程档案的业务指 导工作 建设项目的特点是任务繁重、工作量大、施工周期长、 参与单位多、文字材料、图纸、图表、声像资料等。任何 一个参与单位，一个部门，一个工程技术人员，在工作的某些 方面一个工作时间没有做好在关键项目档案的形成、积累、 整理工作中可能对项目文件的管理造成困难甚至损失。为 了使施工和监理单位可以在工程竣工验收后三个月内公司 档案传输完成完整的、准确的和合格的数据文件，我们应对 工程档案归档工作做专项检查,一是指定档案工 和工程 专业技术人员负责检查和指导工作的项目文件，对施工单位 的工程文件的收集整理工作，及时跟踪。二是档案部门定期 参加项目监理会议，一方面要了解整个项目的进展情况，另 一方面要参加相关单位会议，对工程档案专项检查工作进行 专项检查,及时协调和解决备案工作中出现的问题。这种方 法可以对发现的问题及时进行整改，归档档案的质量也提高 了。 做好档案专项工作检查的同时，为确保工程档案的质量, 应优质、高效做好工程档案的业务指导工作。例如该司所 有工程可从可行性研究报告审查会、初步设计审查会、工 程管理工作例会,到其他有关专题工作会议以及单位工程划 分工作、工程交工验收等，档案部门都应参与进去。通过深 入参与工程建设的有关工作，档案部门能及时掌握、了解工 程建设的主要内容、进展情况、材料形成情况，并有效地监 督、指导职能部门，做到及时发现问题，及时了解指导、解 决问题，做到