山西财经大学华商学院学生资助档案管理办法.PDF

华商院〔2018〕34 号 山西财经大学华商学院 学生资助档案管理办法 第一章 总则 第一条 为规范学院学生资助工作的档案管理，特制定 本办法。 第二条 学生资助档案是指本院在学生资助工作中 成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价 值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子 等载体。 第三条 归档的文件材料必须按年度立卷（特殊情况除 外），本部门内部在工作活动 中形成的各种有保存价值的文 件材料，都要按照本办法的规定，分别立卷归档。 第四条 承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上 的各种附件一律不准抽存，结案后及时交文书人员归档。工 作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接 清楚，不得擅自 走或销毁。 第二章 档案管理机构人员及职责 第五条 我院学生资助工作档案管理由院奖励资助工 作领导组全面负责，院学生资助管理中心具体实施，各系安 排专人主管。 第六条 院学生资助管理中心职责:全面负责全院学生 资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各 系的档案工作。 第七条 各系职责 ：按照本办法开展资助工作档案的建 设工作及档案的日常管理工作；制定本系的档案借阅、保密 和保管等制度；贯彻执行上级资助中心其他意见。 第三章 档案范围 第八条 院学生资助管理中心归档材料: (一)学生家庭经济困难认定名单 ； (二)生源地贷款相关材料； (三)国家奖学金相关材料； (四)国家励志奖学金相关材料； (五)国家助学金相关材料； - 2 - (六)校内奖学金相关材料； (六)勤工助学相关材料。 第九条 系归档材料: (一)学生家庭经济困难认定原始材料； (二)国家奖学金相关材料； (三)国家励志奖学金相关材料； (四)国家助学金相关材料； (五)校内奖学金相关材料。 第四章 受助学生档案的查阅、复印、调用 第十条 学 生资助档案的提供和使用，必须严格遵守保 密制度。学生资助档案不对外开放。上级相关部门根据需要 可以查阅学生资助档案。查阅者不得丢失、损毁、涂改学生 资助档案。 第十一条 受助学生要求查阅本人档案的须经辅导员 及系负责人同意；复印档案时，不得损毁、涂改原档案。 第十二条 外单位查阅我院学生资助档案，须经院奖励 资助工作领导组批准，并办理登记手续。 第五章 附则 - 3 - 第十三条 本办法自党政联席会通过之日起实施。 第十四条 本办法由学生管理部负责解释。 2018 年 10 月 31 日 - 4 - 山西财经大学华商学院办公室 2018 年 10 月 31 日印 发 共印 15 份 - 5 -