【制度管理】某公司管理文件规范化制度.pdfVIP

某公司管理文件规范化制度 1.0 目的 为了在对公司文件的编写、审核、批准、发放、运行识别、 废除、保存等进行规范化管理，特制定本制度。 2.0 范围 本制度适用于本公司各部门所有文件和其他外来外发文件 的管理。 3.0 职责 3.1 行政管理部文印室负责对文件编码、标识、文件格式原 件（电子版）存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等 管理工作。 3.2 公司机密、机要文件均由总经理批准，其他外来文件及 部门文件由相关部门主管批准，特殊申报须由总经理批准。 3.3 各部门负责本部门文件的编写、登记、保管，以及相关 外来文件的识别， 并对本部门的文件进行整理、 归类、保存。 各部门负责对文件的编写并参与文件的正常执行，企管部协 助编写及文件格式、标准的审核 , 并跟进督导文件执行。 3.4 管理者代表负责质量管理类文件的审核。 3.5 法务部负责合同类文件的法务审核， 财务部负责相关财 务、薪资制度、报表、凭证的审核。 3.6 企管部负责本制度的最终解释权及文件格式的审核， 总 经理负责本制度的批准执行。 4.0 定义 4.1 文件清单：指发放文件的一个清单，按文件发放时间， 以文件名排序。 4.2 文件目录：指文件的内容简介。 5.0 作业内容 5.1 文件的分类 5.1.1 管理制度类文件： 由企管部审核， 总经理批准。 包括： 公司和部门管理制度、程序文件。如员工薪资管理制度、行 政管理制度、质量管理体系管理制度、仓库管理制度、委外 加工作业管理制度等，须加盖受控章。 5.1.2 公文类文件：包括部门公告、规定、说明类和人事部 人事调令、奖罚通知类。 5.1.3 合约类文件 : 由部门负责人编制， 文件格式由企管部审 核，总经理批准。包括：公司各部门与外部机构签订的各种 经销合同、采购合同、项目合作合约、劳动合同、还款计划 书等，须加盖受控章。 5.1.4 表单类文件：包括各部门报表类、凭证类和部门工作 联络表和工作报告等。 财务报表及凭证须经财务部审核并 加盖受控章。 5.1.5 指导书：由部门项目、技术负责人编制，厂长核准。 包括：流程图、工艺指导书、操作手册、工艺技术标准等， 须加盖受控章。 5.1.6 外来文件 : 包括行政法规、 标准类， 广告类以及部门外 来外发文件。部门外来外发文件要经负责该项业务的部门主 管确认，主管该项业务的部门应保持与文件来源处的联系， 保证文件版本的有效性。 5.1.7 机密文件：只限于高层管理者有权查看或授权查阅， 保管者不得外泄。如公司新技术研发文件、项目合同及相关 特殊合同等涉及到高度利益性文件，须加盖机密章。 5.1.8 机要受控文件：必须由总经理批准执行，只在少数受 控部门发放的文件。如采购询价单、员工薪资管理制度等， 须加盖机要章。 5.1.9 普通文件：由部门主管批准葱械牟棵拍诓课募 ⒉棵 帕 绲ァ⑼ㄖ 取Ｈ缛耸碌髁睢⒒嵋橥ㄖ 取 ?5.2 文件的 编码和文字类型及文字格式 5.2.1 各部门修订或编写、申请新增文件时，应按公司文件 管理制度，咨询文印室进行文件编码，并进行登记。所有文 件必须符合编码规定，文字或格式必须符合公司 CIS 要求， 以便对公司文件的整体视觉形象进行统一。 5.2.2 本制度中公司简称、部门简称均采用中文字拼音的首 位字母大写为标准，如果出现相同简写则加上主管部门的简 称如：生产部 “SC”和市场部 “SC”，则在市场部的前导面加 上业务 “YW” 则市场部简称为 “YWSC” 。 5.2.3 管理制度、指导书类文件编码格式： 5.2.4A ：公司简称