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档案管理规定 编制：依然 审核： 王韧 批准： 吴军胜 1 目的 为规范创新压铸件的档案管理工作，维护企业档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《档案法》和国家、省、市有关企业档案管理规定，结合创新压铸件实际，制定本规定。 2 范围 大连创新压铸件有限公司。 3 职责 3.1 总经理办公室是公司档案的主管部门，负责公司档案工作的指导、监督和检查。 3.2 财务部负责公司会计档案的专项档案管理工作。 3.3 人力资源部负责公司员工档案的专项档案管理工作。 3.4 产品工程部负责公司科技类档案的专项档案管理工作。 3.5 公司总经理室配兼职档案员，并保持相对稳定，每年最少接受一次专业的档案管理培训；同时根据实际情况配备专门的档案室或档案柜。 3.7 公司所有员工都有保护档案的义务，在职务活动中形成的各种载体的文件材料，均归公司所有。 4 定义 本规定所称档案是指公司在生产经营和管理等活动中直接形成的，对企业和国家具有保存价值的各种形式和载体的归档文件材料。其构成包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基本建设、设备仪器、会计、职工等方面档案和其它专门档案。 5 内容 5.1 文件材料的积累、整理和归档 5.1.1 文件材料的积累、整理、归档工作应列入各部门职责范围及有关人员的岗位职责，并指定有关人员负责所形成文件材料的积累、整理、归档工作。 5.1.2 文件材料的积累、整理与归档要按照形成规律和公司下发的归档范围（详见附录 A《创新压铸件文件材料归档范围及保管期限表》），确保齐全、完整、准确和及时。 5.1.3总经理室档案管理人员参加本公司有关产品、研发、基建等项目的管理工作，负责收集、验收有关文件材料，没有完整、准确的文件材料不得通过鉴定或验收。 5.1.4归档保存的文件材料必须完整、准确、系统、规范，反映企业各项活动的真实内容和历史过程，保持文件材料之间的有机联系，符合国家和公司规定的整理组卷原则和标准。 5.1.5 归档文件材料的书写和载体材料应能耐久保存。电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和光盘等双套介质材料归档保存，并填制《电子文件目录》 5.1.6归档范围内的文件材料，由各部门指定有关人员进行完整性、准确性鉴别确认，划定保管期限和密级，组成保管公司（件、卷、册、袋、盒），经部门负责人签审后，按规定的时间向档案部门移交，并填写《档案移交清单》，任何部门或个人均不得据为己有。各部门形成的管理性文件材料一般应在形成的第二年上半年内归档；产品文件材料在产品定型后，科研课题文件材料在课题鉴定后，基建、技改项目文件材料在项目竣工验收后，外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后归档，时间跨度长的项目可分阶段、分项目或分期归档；会计文件材料在本会计年度终了暂由财务部门保管一年后向档案部门归档；其它专门文件材料按专业要求或任务告一段落后及时向档案部门归档。 5.1.7 归档文件材料一般归档一式一份，比较重要和利用频繁的，可适当增加归档份数。 5.1.8归档文件材料办理交接时，交接双方要认真清点和检查确认，并在移交清册上签字。移交清册一式两份，交接双方各执一份备查。归档的外文档案资料，由归档部门负责对标题和目录填写移交清单。 5.2档案管理 总经理办公室要根据《档案法》和公司有关规定，建立健全本公司档案管理制度和管理网络，将相关内容纳入有关人员的岗位责任制，保证档案管理的科学、规范。 5.2.1 档案整理 5.2.1.1档案的整理要遵循档案形成的特点和规律，保证档案材料之间的有机联系。档案的实体分类和排列要能够反映各公司档案类目设置的基本情况，便于保管和利用。案卷质量和档案用品质量、规格应符合集团公司的有关标准和要求。各类档案要按保管公司编制总目录，并根据需要，编制分类目录、专题目录、索引等其他检索工具。 5.2.1.2 创新压铸件档案分类：共分为五大类，即文书档案、科学技术档案、会计档案、职工档案、声像档案。每类又可分为不同的属类，设置11个一级类目。文档档案类的二级及二级以下类目一般按题或组织机构设置，产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器型号设置，科学技术研究类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置，基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置，会计档案类的二级及二级以下类目按文件形式（名称）设置，职工档案的二类目按在籍性质分别设置，声像档案类不分二类目，按年代----问题组卷排列。 1）文书档案：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类； 2）科学技术档案：产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类； 3）会计档案：会计档案类； 4）职工档案：职工档案类； 5）声像档案：声像档案类； 5.2.1.3 各类档案的编