中小型长期照班护单位病历管理制度的建立.pptVIP

病歷檔案的排列方式 病歷檔案的排列方式 較常用的排列法有三種： 一、流水號碼法：依病歷號碼的大小，由小而 大依序排列，且中間每一號碼是連續的。 優點：1.易學不需訓練。 2.抽取相連的號碼時非常容易。 3.移出不活動病歷時較容易。 4.工作場所較集中。 病歷檔案的排列方式 缺點：1.工作分配不均，愈新的病歷號碼 被調出的機率愈大。 2.責任無法判定，造成品管困難 。 3.工作空間較難分區，造成管理困 難。 4.調歸檔較易錯誤。 5.若要挪鬆病歷時，工程浩大，費時 費力。 病歷檔案的排列方式 二、尾位數法：通常病歷量較大的醫院都採用此種 排列方法。以個位與十位數當作排列的指標， 稱為尾位數或稱原指數，百位與千位數自稱第 二指數，而最左邊的萬位、十萬位數稱第三指 數或變化數。例如：12 34 56 病歷檔案以尾數00-99共分100個大檔區，每個 大檔區又以第二指數再分100個小檔區。病歷較 少的醫院則以百位當作第二指數，再分0-9共10 個小檔區。 病歷檔案的排列方式 優點：1.工作分配容易且工作量分配平均。 2.調歸病歷時不必記憶每本病歷的全部 號碼。 3.由於工作區域範圍固定，減少發生擁 擠且責任分明。 4.檔案空間較能控制。 5.減少調檔與歸檔的錯誤。 6.各檔區病歷平均成長，且均有預留空間。 病歷檔案的排列方式 缺點：1.工作人員需經訓練，才能熟悉病 歷在檔案的排列方式。 2.因病歷排列分100個尾數檔區，故 需較大檔案空間 。 3.病歷排列分散，若要調或歸連續號 碼的病歷時較費時。 病歷檔案的排列方式 三、中位數法：與尾位數排列法有些類似，但 將個位與十位數稱為第三指數，百位與 千位數稱為原指數，而最左邊的萬位、 十萬位數稱第二指數。 病歷檔案調閱制度 病歷檔案調閱制度 一、病歷檔案櫃 以方便、省時、省力、安全為原則，並依病歷總數的多少、門急診及住院人數、工作人員數、空間等因素來選擇病歷檔案櫃。 通常分為： (一)活動式病歷櫃：電動式、手動式。 (二)固定式病歷櫃：鐵架、鋼架、木製。 二、彩色病歷外夾 三、檔案指標牌的設立：總病歷數/每多少病歷單位設立一個指標。 病歷檔案調閱制度 一、檔案調閱系統 病歷調閱單及調借單上需將調閱單位、借閱者姓名、聯絡電話、借閱日期、歸還日期等填寫清楚。 調借單通常為二聯，調閱單則以三聯為佳。 為維護病人權益及隱私權，應訂定病歷閱覽辦法。 除法院調案外，原版病歷一律不准借離醫院。 病歷檔案調閱制度 二、檔案管理原則 門禁管制。 病歷歸檔前應先按號碼歸類，使歸檔作業進行較容易且迅速。 病歷破損應即刻修補。 特殊病歷有法律問題的病歷是否有加以註記以及採單獨空間存放並上鎖保存。 病歷檔案調閱制度 訂定檔案標準作業程序，並訓練工作人員照此標準程序作業。 病歷進出檔案應做出入庫管理系統。 定期稽查歸錯位置的病歷，並檢查病歷是否歸還。 病歷檔案調閱制度 三、檔案管理注意事項 病歷櫃的高度，以工作人員不需墊椅子或梯子即可調取為佳。 病歷以橫放方式，置放於病歷櫃上為宜。 應有良好的空調與照明設備，使工作人員身心愉快，提升工作效率。 若檔案室在地下層，應使用除濕機，以防病歷潮濕及有礙人體健康。 病歷檔案調閱制度 嚴禁吸菸，並有防火、防水設施。 嚴禁將食物等置放檔區，以避免蟑螂、老鼠、蚊蟲的滋生。 凡有病人資料的廢棄表單不可隨意丟棄，需碎紙絞碎處理。 病歷格式設計管理 病歷格式設計管理之重要性 資料收集的方便性與完整性 ?依病歷紀錄的既定格式與內容，逐項紀錄診療資料且不易遺漏重要資 料。 紀錄的效率性 ?迅速且有效率記錄病歷，且獲得清楚且條理清晰的紀錄內容。 溝通的容易性 ?病歷格式固定，使資料收集及記錄較能詳實完整，各醫療工作人員間溝通容易。 助益教學研究 ?病歷資料記錄完整且充實，有利於各醫療人員日後教學研究。 經濟效益 ?測試並經修正後而印出之病歷表單格式，可避免閒置而造成的 浪費，且減少空間成本。 提升病人醫療照護品質 ?收集詳實、