档案管理和查询制度.docVIP

档案管理及查询制度 招标投标档案，是交易全过程的原始资料，必须妥善保存，严格管理。为进一步加强档案管理，更好的提供档案查询服务，为中标（成交）后的跟踪管理和咨询服务创造条件，结合实际情况，特制定本制度： 一、设立专用档案室（暂存半年），存放招标投标档案。由档案管理人员具体负责登记、接收招标投标档案。 二、招标投标档案应统一整理编号、装订入卷，分类存放，并做好防火、防盗、防潮等工作。 三、做好安全保密工作，未经允许，任何单位或个人不得进入档案室，与招标投标档案资料无关的物品不得存放于档案室。 四、项目在开标结束后，招标代理机构或经办人按照招投标资料形成的时间顺序整理齐全后，移交给档案管理人员存放于档案室统一保管。 五、招标投标档案，主要包括以下内容： 1、招标采购档案材料目录（内容详见附件1）； 2、招标采购情况报告； 3、招标项目的前期资料，包括计划批文、投资证明、土地使用权证、规划许可证以及工作联系单等； 4、招标代理委托合同（代理协议）； 5、招标公告或邀请招标备案表； 6、投标报名表和汇总登记表； 7、招标文件以及对招标文件的澄清、修改文件； 8、工程量清单、采购需求； 9、预算控制价或投标限价； 10、中标人标书，包括技术标、商务标等； 11、中标（成交）通知书； 12、招标项目合同副本； 13、需要存档的其他资料。 六、定期、按时移交档案资料。 凡列入招投标台帐的项目，必须在规定时间内将招投标档案移交至档案室。移交时间为每季度第一个月移交上季度的招标投标档案，逾期未交档案的，由经办人承担相关责任。未列入招投标台帐的档案资料，档案室不予接收。交易中心每年第三季度完成移交前两季度的招投标档案、第二年第一季度完成移交上一年三四季度的招投标档案，并与档案局办理相关归档手续。 七、档案移交时，交接双方应对照档案目录逐一核实，并签字确认，做好交接登记，确保档案资料完整齐全，保持档案卷内文件材料的系统联系。 档案资料不完整的，档案室暂不接收，由经办人负责保存至资料齐全后再移交归档。 八、招标投标档案应该真实准确、图形清晰、字迹工整， 书写时必须统一使用碳素墨水，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。 九、调阅档案，必须履行领导审批、登记手续，填写“调阅函”（附件2）。调阅档案人员要注意爱护档案，妥善使用，确保完整无损，不准私自转借、复印、抄录、圈注、涂改、拆卷、抽页、销毁，并做好安全保密工作，阅后立即归档。 附件1： 招标采购情况存档目录 建设工程公开招标卷内文件目录 件号 题 名 页号 备注 1 建设工程项目委托函（代理协议） 2 一次性确认书 3 建设工程项目核准表 4 政府采购计划申请表 5 政府文件或发改委立项批复 6 规划许可证、图审合格证 7 经审核后的工程量清单、预算及最高限价 8 信息（公告）发布呈批表、招标公告 9 招标（出让）文件呈批单、招标文件会审单、招标文件 10 工程量清单、招标文件质疑及回复 11 投标单位报名表 12 投标单位保证金名单 13 投标单位签到表、密封完整性记录表、授权委托书 14 评标专家抽取表、承诺书、签到表及监督部门签到表 15 资格审查情况汇总表及资格审查记录表 16 问题澄清的通知及问题的澄清 17 技术标评审汇总表及技术标评审表 18 唱标记录表 19 商务标得分表 20 技术标、商务标得分汇总表及排序表 21 评标报告书 22 中标公示 23 中标通知书 24 中标单位投标文件 25 其他材料 件号 题 名 页号 备注 1 建设工程项目委托函 2 一次性确认书 3 建设工程项目核准表 4 政府采购计划申请表 5 政府文件或发改委立项批复 6 规划许可证、图审合格证 7 工程量清单、预算及最高限价 8 推荐（抽取）企业名单 9 招标文件 10 工程量清单及招标文件质疑及回复 11 投标单位签到表 12 密封完整性记录表 13 授权委托书 14 评委、监督部门签到表 15 资格审查资料 16 技术标评标结论及评审表 17 唱标记录表 18 报价排序表 19 评标报告书 20 中标公示 21 中标通知书 22 中标单位投标文件 23 其他材料 建设工程邀请招标卷内文件目录 政府采购招标采购方式文件目录 件号 题 名 页号 备注 1 霍山县政府采购拟办意见呈批单 　 2 政府采购项目委托函、委托代理协议 　 3 一次性确认书、综合评分分值设置的函 　 4 政府采购计划申请表 　 5 政府采购项目核准表 　 6 政府文件 　 7 采购需求、预算及最高限价 　 8 政府采购信息（公告）发布呈批表 　 9 招标公告 　 10 政府采购文件签发呈批单 　 11 招标文件 　 12 参数、招标文件质疑函及回复 　 13 投标单位报名表