常用办公软件课件.ppt

第五章 常用应用软件 第5章 内容简介 5.1 文字处理软件 5.2 电子表格软件 5.3 文稿演示软件 5.4 常用工具软件 应用软件： 为解决某些实际问题而编制的程序。 通用软件： 为解决带有通用性问题而研制开发的程序，如办公软件包、图形图像处理软件、数据库管理系统软件等。 专用软件： 专门为某一行业或单位的特定问题而开发的程序。 5.1 文字处理软件 文字处理软件： 能够提供文字输入、编辑和输出环境的软件。 集文字、表格、图形的录入、编辑、排版、打印功能于一体。 例如： Microsoft Word、金山文字等。 5.1.1 Word系统概述 认识Word窗口： 5.1.2 文档的建立 1.文档的输入 2.保存文档 （1）保存新文档 单击“保存”按钮 ，为新文档命名 （2）保存已命名的文档 单击 “保存”按钮 （3）将文档另存备份 选择“文件”→“另存为”命令，输入新文件名 （4）自动保存文档 选择“工具” →“选项”命令，设置“自动保存时间间隔” （5）保存为HTML格式 选择“文件” → “另存为Web页” 5.1.3 文档的编辑 5.1.4 文档的排版与打印 1.字符格式化 先选定文字，选择“格式”→“字体”命令： 2.段落格式化 段落缩进 段落修饰 利用“格式”菜单的“边框和底纹”命令： 分栏与首字下沉 3.设置项目符号及编号 选择“格式”→“项目符号和编号”命令 4. 创建和使用样式 样式是一组已命名存储的格式的集合，分段落样式和字符样式。 5. 生成目录 生成目录前，先对文档中要显示目录的各级标题分别格式化。 6.页面设置 包括页眉页脚设置和页的版面设置。 页面设置 选择“文件”→“页面设置”命令： 脚注和尾注 选择“插入” →“引用” →“脚注和尾注”命令 脚注：对文档内容进行注释说明，注释位于页面底端。 尾注：对文档引用的文献注释，注释位于文档结尾。 批注 对文字内容的修改做出标记，作者可以接收改动或拒绝改动。 选择“插入” →“批注”命令 直接引用：选择复制、粘贴按钮操作 拒绝接受：右击标记，删除批注 修订 选择“工具” →“修订”命令， 单击审阅工具栏的“接受所选修订或拒绝所选修订 5.1.5 表格制作 创建和编辑表格 选择“表格”→“插入”→“表格”命令； 单击常用工具栏中“插入表格”按钮并拖动鼠标指针； 单击常用工具栏的“表格和边框”按钮调出“表格和边框”工具栏： 5.1.6 图文混排 插入图形 选择“插入”→“图片”命令: 编辑图片 利用绘图工具绘制图形 文本框 5.1.7 邮件合并 邮件合并用于将一份通知或信函，以不同的收信人姓名打印。 方法 ： 通过创建一个主文档和一个数据源文件来生成多个文档，主文档是包含在合并中不同文档中相同的部分，如信函的主体文本、图形等；数据源则是包含不同文档中变化的信息，如姓名、称谓、地址等。 在合并过程中，Word把来自数据源的不同信息加入到主文档的邮件合并域中，由此产生了主文档的不同版本。 简单操作步骤： 打开一个新文档（或打开一个准备作为主文档的文档）； --输入信函内容； --选择“工具” →“信函与邮件” →“邮件合并”命令； —选择文档类型 如选“信函” —单击下一步 —选择如何设置信函 使用当前文档 —单击下一步，选取收件人 —单击“浏览” 打开数据源文件（存放要发信人员的表格文件：word,excel,数据库文件等，注意不要有表头,直接是表格。） —单击“撰写信函” （将不同人的信息插入到信函中） —选问候语 —选其他项目 插入姓名，职务或 姓名、各科成绩等 —预览信函 —完成合并 —编辑个人信函 —打印 5.2 电子表格软件 电子表格是指能在计算机上提供运算环境的软件。 5.2.1 Excel系统概述 认识Excel 单元格选定方法： 5.2.2 建立工作表 1.直接输入常量数据 2.自动填充数据：自动填充等差、等比，或系统预定义的序列数据。 5.2.3 工作簿的基本操作 1.建立与打开工作簿 2.保存和关闭工作簿 注意“保存”与“另存为”的区别。 ?3.工作表和工作簿的保护 （1）保护工作表：防止修改工作表中的单元格、图表项、图形对象等。 选择“工具”→“保护