文件化信息管理程序.docVIP

文件化信息管理程序 1.0 目的 通过制定本程序，规范公司文件及记录的创建、分发、访问、检索、使用、保存、变更、保留及处置的行为，来实现文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性的目的。 2.0 适用范围 适用于与公司管理体系相关的文件、资料和记录（含电子档）以及外来文件的管理。 3.0 职责 3.1最高管理者：负责批准管理手册、程序文件及作业准则。 3.2管理者代表：负责审核管理手册、程序文件及作业准则。组织策划各部门对体系文件的编写。 对体系文件及记录表单的修订/废止做审批，组织对外来文件的使用评审，组织相关人员形成文件评审委员会。 3.3总经办（文控中心）：负责体系文件及记录的编号、登记、发放、回收、保存、归档、作废、销毁等管理工作。 3.4各部门：负责本部门管辖范围内体系文件及记录信息的编写，并对本部门的文件及记录进行管理。 3.4文件评审委员会：负责对体系文件的评审。 4.0 定义 4.1一级文件信息：管理手册。 4.2二级文件信息：程序文件。 4.3三级文件信息：作业准则、作业指导书、操作规范、检验标准规范等。 4.4四级文件信息：表单、记录。 4.5外部文件：凡与质量环境管理体系或产品相关的国际、国家、行业标准，顾客、外部提供方的文件信息（如图样或检验标准）均属之。 4.6文件信息媒介：文件信息的载体，可以是纸质的、电子的等其他方式。 5.0文件的控制 5.1策划 5.1.1总经理任命管理者代表，管理者代表负责组织管理体系文件的编制、发行和更改的控制，组织相关人员组成文件评审委员会，对体系文件的编制、修订、废止做评审工作。有关对外部门负责外来文件接收，各部门负责各类内部文件的制定、审核和更改控制。文控中心负责管理体系文件、记录的编号、发行、回收及作废控制。 5.1.2对于电子媒体文件的管理具体参见《信息化系统管理作业准则》 执行。 5.1.3对于技术类文件及外来文件的管理具体参见《文件管理作业准则》 执行。 5.1.4对于文件编写人员应有进行相应的培训，熟知文件的编写的要求、方法等。 5.1.5对于公司的体系文件、记录表单、及外来文件等均要进行识别，可作为公司的知识，具体参见《知识管理程序》 执行。 5.2文件化信息建立策划 5.2.1管理手册、程序文件的建立由管理者代表进行策划。作业准则的建立由各部门负责人或管理者代表进行策划。技术文件的建立由各部门负责人进行策划。 5.2.1文件化信息建立策划时应考虑：参考来源、基本格式、文件信息载体、编写要求等。 5.3文件编制 5.3.1 体系文件的编制如下： 管理手册—由管理者代表指派专人编制。 程序文件—由管理者代表依据各职能部门工作性质与体系标准的对应关系，指定相关职能部门负责编制； 作业准则—由各职能部门视工作业务需要或管理者代表指派任务要求，由相关部门指定专人编制。 技术文件—由各职能部门视工作业务需要，由相关部门指定专人编制。技术文件包括产品技术文件（图纸、产品规格书等）、生产技术文件（作业指导书、工艺参数表等）、质量技术文件（检验规范、检验标准书等）等，具体管理参见《文件管理作业准则》 执行。 5.3.2各类体系文件的标准格式均在文件编写前由文控中心统一组织策划，经管理者代表审批后予以实施，各部门在编写文件时不可随意改动格式。其内容基本上应包含标题、版本、编号、制订部门、生效日期、修订记录、编制、审核、批准栏（也可根据实际情况适当增删）。 管理手册：文件架构基本上应包含概述、职责、内容、结构、发放和使用原则、修改、参考资料等。 程序文件、作业准则：文件架构基本上应包含目的、适用范围、职责、定义、内容、相关文件、记录表单、附件等项。 技术类文件：文件架构由各编制单位自行订立。 5.3.3各部门在制定新的体系文件时，应填写《文件制订、修订、废止申请单》 ，提交文控中心，经管理者代表审批后予以实施。 5.3.4各类体系文件的在编写前由文控中心统一组织策划其编码原则。具体如下： 管理手册：/QM -◇◇ 流水号（01,02,03…） 手册类文件 公司代号 程序文件：/QP-◇◇ 流水号（01,02,03…） 程序类文件 公司代号 作业准则:/ W-△△-◇◇ 流水号（01,02,03…） 以拟编码准则对照所属程序文件之编号（该编码皆相同） 准则类文件 各部门代号 公司代号 注：总经办（含