公文收发处理和档案管理.pptVIP

文书处理程序和 档案管理 综合办公室  杜娟 文书处理程序 收文办理程序 发文处理程序 1.熟悉了解发文处理程序和收文办理程序 2.了解各个步骤是如何实施的以及一些细节问题 3.要熟悉掌握且会运用各个发文环节 收 文 办 理 程 序 概述 收文登记方法主要有两种： 流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上。 分类式登记法。就是根据本单位确定 的文件分类标准分类进行登记。如，可分为银监局、市委市政府、省联社、下设分支机构、其他收文等。 发 文 处 理 程 序 （一）拟稿 1.拟稿人和拟稿过程 2. 发 文 稿 纸 发文稿纸形式 （二） 发文审核 1.发文审核的含义和意义 （1）控制发文总量 （2）促进政策协调 （3）确保文书质量 （4）减轻领导负担 2.文书审核的步骤。 一般分为两步。第一步为通读，第二部为正式审核，即对文稿逐字、逐句、逐条、逐项进行认真审核。 （三） 签 发 1.签发的含义和作用。签发是指分管领导在综合办公室审核的基础上，对送审稿经行最后审阅，确认可以发出后，在发文稿纸的签发栏内写明发文意见并签字的行为。 （四） 复 核 复核的重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 （五） 编 号 1.编号的含义:是指由综合办公室对需要发出的文书统一编排发文字号。 2.编号的方法 (1) 按任职届别编号 （2）按单位连续编号 （3）按年份编号: ①总流水编号法 ②分类流水编号 3.字体的要求 （六）用印 1.用印 （1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。未经签发或不同意发出的公文不得盖章。 （七）发文登记 发文登记的作用和形式 (1)簿式登记（2)计算机登记 发文登记的项目 （1）顺序号，一般以发文的时间顺序年度编排，发文数量较多的单位，可以分类编顺序号 （2）发文字号-如马商银、马商银党、马商银工、马商银纪、马商银转（3）文件标题（4）主题词（5）密级（6）拟稿人（7）紧急程度（8）部门经理（9）主送（10）抄送（11）签收人 发文拟稿 发文登记 根据《档案法》： 档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的各种形式的历史记录。 它的本质属性是原始记录性。 1 、必须是办理完毕的文件，即已经完成公文处理程序的文件。 2、 必须是对日后有查考利用价值的文件。 3、 必须是整理归档的文件。 * * 收文办理指收文单位履行法定职能，对收到外单位送达本单位的文件按规定程序进行办理并使之产生实际效用的过程。 签收 催办 传阅 承办 答复 登记 收文程序 收文办理的原则 一、实事求是原则。收文办理过程中会遇到许多特殊情况， 要结合本单位的工作实际，既要按照规定程序办理，以要根据实际情况灵活掌握。 二、准确规范原则。收文办理有一整套严密运转程序，文秘人员必须严格遵循，这样才能不断推进公文处理工作的规范化、制度化。 三、精简高效原则。收文办理要迅速及时，要根据内容的不同，区别主次先后和轻重缓急，急件急办，特件特办，对重要文件随到随办，力争缩短公文运转周期，不积压、不拖延、不误时、不误事。同时，不断改进方法和手段，提高收文办理效率。 四、安全保密原则。在收文办理过程中要严格执行有关规定，采取严密措施，加强安全管理，确保第一份公文不丢失、不残缺、不污损，更不失控、不泄密，随时掌握公文去向。 收 文 来 源 机要部门送来的机要文件 邮局送来的信函 EMS等快递公司送来的信函 外部和行内部门直接送来的文件材料 签收 1、政府平台 2、银监局政务平台 3、省联社平台 4、其他平台 外部签 收渠道 登记 对公文的主要信息和办理情况应当详细记载 公文登记的作用： 便于管理和保护文件，防止积压和丢失 便于检查和检索文件 便于文件的统计、催办和查阅工作 作为核对和交接文件的工具和凭据 登记信息 收文日期 收文编号 原文件文号 文件标题 来文单位 秘级 承办 公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报董事长批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。 传阅 根据行领导批示和工作需要将公文