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UNIT 2
机关档案工作讲座
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主要内容
• 档案数字化和电子文件管理
• 什么是数字档案室
• 数字档案室建设依据
• 数字档案室建设的主要内容
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PART 1
档案数字化和电子文件管理
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档案数字化
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档案数字化
• 对数字副本真实性问题关注不够,没有过程管理
和元数据的要求。
• 对数字副本OCR重视不够,数字化成果不能转
化为全文信息。
!这是进行数字档案室建设的原始驱动力之一。
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电子文件定义
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要素 描述 示例
内容 (content ) 表达作者意图的信息 段落
结构 (structure ) 文件内容信息的组织方式 正文与附件
能够证明文件形成环境、
责任者、成文日期、
背景 (context ) 形成过程和文件之间相互
会签意见
之间关系的信息
文件信息在屏幕上的显现 系统环境、存储格
外观 (presentation)
方式 式
电子文件三/四要素
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认识电子文件
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电子文件形式
按信息形式分 按档案类型分
文本文件 TEXT 电子公文 (文书类电子文件)
数据文件 DATA 业务数据
图形文件 GRAPHIC 网站、政务微信微博邮件
图像文件 IMAGE 数码照片
视频文件 VIDEO 数字录像
声音文件 AUDIO 数字录音
命令文件 PROGRAM 数据库等
传统载体数字副本? Powered by Ding Desheng
电子文件法律效力
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