高效会议管理课件.pptxVIP

高效会议管理J T目 录CONTENTPARTPARTPART010302会议的目的会议的现状高效会议技巧为什么要学习会议管理？☆会议管理不是与生俱来的，而是一种可以学习的技巧☆会议就是管理，也是那些精选项目和组织的关键☆会议管理是管理才能的重要体现，是每一位管理者必须掌握的一项管理技能☆如果参会者感觉开会是在浪费时间，那么他们不只是对公司的领导层不尊重，而且还会对公司没有信心☆例行会议极容易成为一种形式，不是为了解决问题，而是为了开它而开它☆会议不是免费的，会议是有成本的，无效的会议是最花钱最浪费时间的事情，而学习会议管理才能够控制成本，并且创造独特价值 会议的现状 据统计，美国每天要召开1100万次各种会议，经理们花在会议上的时间要占工作时间的40％－70％。据此推算，我国每天召开各种会议的次数将是1100万次的几十倍，其中不少会议几乎没有成效。 根据智联招聘此前发布的2015年白领平均参会时间统计结果显示，三成职场人员认为自己参加的会议毫无意义，28.2%的人每天要参加1到5小时不等的会议。在国外一家软件公司的一项研究中，职员每个月大约有62场会议，其中半数被确认是无效会议。平均到每个月20天的工作时间里，几乎每天要开3.1场会。这些会分布在一天中的各个时段，在这些干扰下，员工将很难完成一项需要复杂思考的工作。很多人的上班时间消磨在开会上，却要用私人时间来工作，可问题是开会也没开出什么门道。频繁地开会是职场中干扰生产力、占据工作日的最大障碍。但实际上这种障碍在日常工作中时常出现。脑力劳动者尤其是那些创造性的工作要在没有干扰的情况下才最有效率，如果浪费工作时间就意味着私人时间将被占据。会议的现状会议的现状很多会议未事先准备材料；已准备材料的会议，有多数人会前未阅读；有多数参会者不知会议议题、目标、不知应否参加会议；多数会议不能准时召开，准时结束；有不少人人到心不到，或忙于接/打电话，或忙于自己的其他工作，或闭目养神，或做局外人，一言不发。有不少人在开大会时开小会，对他人的发言置之不理或无理打断；有不少人开会不做记录；会议的现状会议气氛极差，争吵、推卸、指责频频发生，反而对会议议题不感兴趣。对会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。会议中涉及的工作往往分配给未参加会议的人。有多数会议的决议时在会议结束前的很短一段时间内做出的。（因急于结束、休息，故草草了结）多数会议毫无效果，议而不决，决而不行，行而不通。不少与会者，离场时不能保持会议室整洁。会议的现状会议的现状《哈佛商业评论》05年第7期中有这样的一句话：“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。”无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。为什么开会？注：这是理想状态低效会议有哪些成本？会议成本计算 一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文山会海”的成本是：低效会议原因是什么？是否需要开会？哪些会议可以取消？020301没有议题需要讨论可以有替代方案没有明确会议的目的123040605会议成本过大你是唯一做决策并且知道该怎么做的人重要人士未出席是否需要开会？哪些会议可以取消？视频1.mp4欣赏一段小视频会议前缺乏准备没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习；123会议准备5W1H040102050603WHENWHYWHEREHOWWHATWHO123会议的目的和必要性日期及开始/结束时间怎样开这个会及会议规则会议的议程和需要讨论的议题地点和设备谁是参加者？准备失败了，你就准备着失败吧！一个高效的会议一定是在开会前就已经开始了！会议准备-议题的重要性01有什么要讨论的？为什么要讨论？讨论需要有何产出？☆避免产生误会议题02哪些人需要参与讨论？☆确保相关人员按时到场2303讨论这些议题需要准备哪些资料和数据？☆确保讨论的顺利开展，确保决策的准确性注：详细传达议题是会议准备的关键会议准备-议题的重要性视频2.mp4欣赏一段小视频会议准备-议程01上期重点工作及业务数据汇报☆严格控制每一位汇报人的汇报时间议程讨论本次会议需要解决的议题，做出决策☆按照议题的主次安排讨论顺序和分配讨论时间☆安排讨论顺序同时要考虑缩短每一位参会人的参会时间021303会议总结☆避免会议记录出现遗漏注：议程安排是节约会议时间的关键会议前缺乏准备视频3.mp4欣赏一段小视频主持人缺乏控场能力，无法化