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办公系统常见问题及对策 一、公文处理方面 （一）公文文种使用混乱 1.常见错误 （1）自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种，常 见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重 声明”等，这些可以用于个人对公或者对私行文，但不能用于机关行 文。 （2）误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文 种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种 “要 点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如 《×× 公司××××年工作要点》。把属于总结类的文种 “小结”、“总结”， 以及把属于规章制度类的文种 “办法”、“规程”、“须知”、“实施细则” 等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通 知的形式发布，则是规范用法。如 “××公司关于印发公司领导干部 能上能下实施细则的通知”。 （3）混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成 临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混 淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报 告”、“请示”与 “函”混用，特别是 “请示”与 “报告”混用的情况 出现比较多。