公文处理常见问题.ppt

簽稿與函稿 敏惠醫專文書組 簽稿 函稿之繕打及寄發 請註明紙本或電子發文 發文聯絡人資訊需填寫完整 請填上各處室的發文代號 函稿若有附件請於附件欄打上附件名稱 1.正本單位請打上該校完整名稱(參註1) 2.副本單位若是有1個以上的學校單位只需第一個單位加「本校」即可 註1：因應許多學校更改名字，請發文者先至教育部電子公文網頁查詢正確機關全銜。 電子發文 如何查詢機關全銜 1.請在入口網頁(YAHOO/GOOGLE)搜尋「教育部公文電子交換」 2.點選右側機關群組 全銜查詢 電子發文 如何查詢機關全銜 電子發文 電子發文 鍵入該校關鍵字 便可出現機關全 銜，若未出現表 示該單位尚未有 電子交換系統， 需以紙本文寄送 上傳電子公文的附件 上傳電子公文附件 資料夾命名為承辦人姓名與函稿序號 公文稽催管理 文書稽催管理作業規範 (98學年度行政會議修訂通過) 稽催日期每月10.20.30日 公文催辦單 公文催辦單 公文展期申請表 檔案室管理與公文調閱 1.依處室分配檔案櫃(行政單位) ，由該 處室自行管理檔案櫃鑰匙並列入移交。 2.進檔案室須先至文書組借鑰匙並登記。 3.檔案調閱 如何調閱? 調閱單? 如何調閱已歸檔公文 公文催辦單 調閱單填寫方式 此欄資 訊可於 各處室 的公文 系統查 詢 公文催辦單 行政大樓2樓