化工企业物资采购全流程设计.docVIP

第三节 化工企业物资采购 为了加强企业的竞争力，现代企业都在想方设法降低成本，就化工企业说，采购成本占企业成本的60%～80%。所以，采购部门在企业经营管理中的地位和作用日益彰显。化工企业原材物料的采购只是相对独立而不是完全独立的工作，可以简化的认为化工原辅料是生产工艺管理的一个部分、设备及零配件、辅材可以看成是设备管理的一个部分、办公用品及福利用品可以看成是后勤管理的一部分、建材物资可以看成是工程管理的一部分等等。所以化工企业的原材物料采购需要各部门的协调配合，必须提升参与人员的的思想素质、业务素质和技术技能素质。 化工企业要求快速、质高、价低、恰量采购回企业需求物资，企业的经济效益最终是用利润体现，采购要求的每一项都可能会影响成本、生产、安全或直接影响企业长远效益与短期利润。但在物资采购的所有要求中很少剩至不可能“鱼和熊掌兼而有之”，往往是根据企业的实际情况进行比较选择，把损失降到最低，把利润提到最高，在选择过程中除要求参与人员具大公无私的思想、成本意识、质量观念和时间观念等外，还必须有统一认识： 1、质量：“适合的才是最好的”。有些物料的功能或质量超出我们生产需求或使用，不能产生更多的效益，如果我们选择“这么好”的物料，就必然为超出功能或质量买单，造成浪费，提高了成本。如果只简单地选择价格低傔的物资，在技术投入、人力投入会增大，使用时间上会缩短，即最终造成成本的提升，得不偿失。如果没有统一的质量观念，就会指令混淆，剩至出现采购管理漏洞。 2、价格：“产品产值使用原材物料的单位最低成本价格才是最低价格”。即计划利润单位某类物资的使用最终成本最低。 3、快速：降低最低库存，减少资金积压，以最短的采购周期购回所需的原材物料且成本最低的采购速度。 4、恰量：满足生产需求的数量，这就要求对供方生产、运输等及本企业生产用量进行动态跟踪，并贮存适量的库存。 物资采购程序主要包括请购单（申购计划）、订单（合同或协议）、催货、入库、催发票及相关单证、退换货、索赔、结算（付款）等。 许多企业只注重采购程序中的订单生成过程，他们想做到 “有章可循，有章必依，执章必严，违章必究，”即想对采购有所参照与对制度的严格执行，在制定制度的过程中不能因地制宜一、不能结合企业实际、不能实事求是、不能以时具进，将发函（发标）、投标、开标、评标（议标）、定标过程写成“八股文”式的文章，洋洋万言、不知所去、参与人员看不懂、学不会、做不来，这样的后果是要么难以执行、拖延或放弃应有的正确采购程序、要么是增加人员或增加部门的参与数量，往往采用投票的方式决定采购，参与投票人员往往投的不是“责任”，而是 “任务和运气”，忽略了参与人员的成本意识、责任意识、业务素质和技术技能素质，这样做出现不良问题后组织者会说“我已经组织了”、参与者会说 “我只是参与，最终决定权不在我”或者“我们都按制度执行了”。这就成了分摊错误的组织、推卸责任的会议、表达形式、走走过程，最终达不到企业的采购宗旨“采购实现生产成本最低化与效益利润最大化”。不合理组织中的人员分工、权力分摊、审核审批及监控的不合理化首先就为化工企业采购低效率高成本埋下伏笔。 其实在化工企业中原材物料采购程序的每一步和参与人员的素质都非常重要，都可能影响质量、价格、采购时间与采购数量，可能会影响化工企业的生产、安全、环保直至利润与效益。下面是化工企业采购的相关依据及方法： 一、法律法规 原材物料的采购必须以法律为依据，以制度为准纯，警惕职务犯罪，维护企业利益，预防企业损失。物资采购的相关法律法规有《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国增值税法》、《中华人民共和国企业所得税法》、《中华人民共和国企业所得税法实施条例》、《消费者税法》及《中华人民共和国刑法》的相应条款等。采购程序及规章制度必须保证在法律法规的框架内制定和执行。 二、参与人员的管理 化工企业采购中，参与采购人员特别是采购业务员的管理至关重要，参与人员的管理包括人员的选拨、培训、放权、控制及考核。采购人员的素质要求较高，在选择和培训中特别注重思想素质、业务素质、技术技能素质等，详见《供应部长职责》、《采购人员的素质与技能》；放权、控制及考核同样重要，参与人员的职务、责任、薪水、权力（权限）应该协调。如责任与权力，当责任大于权力时，开展工作将会十分困难，只能依赖游说和运气，当权力大于责任时，就可能会出现专制者，这样的人会利用权力（权限）去做一些不重要的事或不应该做的事剩致违反制度及犯罪。因此在人员管理中建议：责权平衡并“以文化（企业文化）引导思想、用制度规范行为、用激励挖掘潜力、适时培训、引导需求”；“责任明确、权力分割、考核连锁”；“在采购中打破惯性思维、取消心智模式”。 三、化工企业物资需求分类 化工企业采