办公设施与工作环境控制程序.docVIP

长沙万钛工程机械有限公司 办公设施和工作环境控制程序 文件编号： 编 制： 审 核： 批 准： 发放编号： 受控状态： 　　　 发布日期： 2016 年 12月15日 实施日期： 2016 年 12月15日 文件修改记录 版本 修订号 修订内容说明 实施日期 备注 A 0 新版发行 2016.12.15  长沙万钛工程机械有限公司 基础设施和工作环境控制程序 WQP05 版本号 A 修订号 0 实施日期 2016年12月15日 第 1 页共8页 1. 目的 1.1对公司办公设施及环境及进行合理配置，确保为实现实际办公及生产需求配置必要的资源。 1.2对办公设备设施的使用和维护进行控制，保证在生产及办公过程中处于最佳状态，以保证办公环境，提高工作效率。 1.3对工作环境中人、物等因素加以管理，保障员工工作的基本需求，完善企业形象。 2. 适用范围 适用于长沙万钛工程机械有限公司办公设施及工作环境的管理。 本公司的基础设施包括：建筑物、工作场所和相关设施；支持性服务（通讯或信息系统）。 本公司的工作环境与达到产品符合要求所需的条件有关，包括物理的、环境的和其他因素（如温度、湿度、照明等）。 3. 职责 3.1行政人事部负责办公及生产场地提供、会议管理、办公秩序管理、办公用品管理、办公车辆管理、宿舍管理等一系列为实现实际办公及生产需求配置必要的资源。 3.2采购部负责办公设备设施的供应商选择和物资采购。 3.3财务部负责办公及生产场地租赁、办公设备设施的采购、办公环境的持续维护维修等费用的审核审批与支付。 3.3各部门负责本部门所用基础设施设备的日常维护和工作环境的日常管理。 4 内容 4.1办公及生产场地的提供及办公设备设施的配备 4.1.1 租赁湖南中基路桥产业科技有限责任公司厂房作为公司办公生产经营场地。 4.1.2 厂房内配备生产车间及办公区域，办公区域设有综合办公区、研发办公室、会议室、设备工程办公室、仓库等办公用房。 4.1.3公司配备饮水机并安装美的净水器供水、每季度更换一次净水器滤芯，配备空调、办公桌椅、电脑、打复印机等办公设备设施。 4.1.4在园区内租赁员工宿舍，免费为员工提供住宿，水电费由员工自行承担。 4.1.5员工就餐在中基路桥食堂就餐公司补助每人每天10元，随工资一并发放。 4.1.6生产生活垃圾由中基路桥负责处理。 4.2会议管理 4.2.1会议种类 长沙万钛工程机械有限公司 基础设施和工作环境控制程序 WQP05 版本号 A 修订号 0 实施日期 2016年12月15日 第 2 页共8页 会议分类 主题 主持人 召开时间 参会人员 组织部门 年度总结会议 总结上年度工作情况以及表彰先进部门和个人并为次年度工作计划的制定、讨论及布置； 总经理 每年春节放假前三天 公司全体员工 行政人事部 年度述职会议 总结各部门上年度工作情况，并为次年度工作计划制订方案 总经理 每年第一个月下旬 部门负责人及相关部门负责人、部门直接下属 行政人事部 月度经营计划例会 总结上月度工作并下达下月生产经营计划，解决存在的问题和困难 总经理 每月第一周PM 18:10 总经理、总监、各部长 行政人事部 周管理协调例会 总结上周工作进展及下月工作安排，解决存在的问题和困难 总经理 每周一 PM 18:10 总经理、总监、各部长（内外贸、售后除外） 行政人事部 专题会议 为某项工作或其他重要事宜作讨论、指示和决策 提出部门通知为准 提出部门通知为准 会议指定人员 会议提出部门 晨会 汇报上一日工作完成情况及当日工作计划； 主持人宣布重大决议或协调事项传达。 部长 每天8:00 所属部门全体人员 各部门 4.2.2会议通知 4.2.2.1例会如无调整不再另行通知； 4.2.2.1会议通知期一般应提前1天进行通知，紧急会议应提前2小时以上。 4.2.3会议记录 4.2.3.1会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，会议记录人负责会议纪要的编写。月度经营计划例会的会议纪要必须会议次日完成并交总经理签字后共享给参会人员，周工作协调会会议纪要必须在次日完成并共享给参会人员。 4.2.3.2会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，由主持人指定。 4.2.4会议纪律和要求 4.2.4.1应准时到会，不得无故迟到、缺席，因个人原因不能出席会议的，应以短信形式向组织者报告具体原因。无故迟到书面警告一次，并扣绩效工资