《办公去自动化教程》第6章：excel2003应用.pptVIP

第6章 Excel2003 应用 学习目的与要求： Excel 2003对以前的的版本进行了改进和扩充，电子表格编辑软件在办公自动化中对数据的处理起着重要的作用。它可以对大量的表格进行各种处理，用各种类型的图表形象地表示数据，并具有强有力的数据库管理功能。通过本章学习，能制作表格，完成复杂的数据运算、进行数据分析和预测，并且能制作相应的图表。 6.1 Excel 2003基本操作 6.1.1 窗口及屏幕组成 Excel 2003的窗口如图6-1所示。启动Excel 2003后，打开一个临时文件名为Book1.xls的空工作薄。工作簿由工作表组成，一个工作薄可包含多张工作表，最多可达255张，默认的工作表有3张，工作表的临时名分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3。文件的打开、关闭和保存是对工作簿来说的。工作表由若干单元格组成。一张工作表有256列和65535行，行和列交叉的部分是单元格，是工作表最基本的存储的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位，是由列标(字母A～IV)和行号(阿拉伯数字)来标识的，列标在前，行号在后。单元格的边框加粗显示时，表示该单元格为活动单元格，活动单元格只有一个位于单元格的右下角有一个小黑块是填充柄，当鼠标指向填充柄时，其形状变为黑十字。名称框显示活动单元格的名称，编辑栏显示活动单元格的内容，在编辑栏内可以编辑公式。在工作表最面一行是工作表名，活动工作表只有一个，单击工作表名可打开相应的工作表 6.1.2 数据输入 Excel 2003的数据类型分为：文本型、数字型、日期和时间型、公式和函数等。在数据输入过程中，系统自行判断所输入的数据是哪一种类型，并进行适当的处理。所以，在输入数据的时候，一定按照Excel 2003的规则进行，否则可能出现不正确的结果。 一、文本型 文本型包括字符或者是文字。在Excel 2003中默认的情况下，所有字符型数据在单元格中都是左对齐。输入时应注意以下几点： 1.在活动单元格中，对文字直接输入。 2.如果输入的字符串的第一个字符是“=”号，则应先输入一个单引号“’”(注意必须半角状态下输入)，再输入等号和其他字符。 3.当输入的文字是阿拉伯数字(如邮编、电话号码等)时，也应先输入一个单引号“’”(注意必须半角状态下输入)，再输入等号和其他字符。 二、数字型 在默认状态下，所有数字型数据在单元格中均靠右对齐。在输入时应注意以下几点： 1.输入分数时，应在分数前输入0及一个空格。如果直接输入，则系统将把所输入的数据作为日期处理。 2.输入负数时，在负数前输入负号或将其置于括号中。 三、日期和时间型 在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中靠右对齐。输入时应注意以下几点： 1.在输入时，日期分隔符使用“/”或“-”。 2.当只输入月和日时，Excel 2003默认计算机内部的年份。输入当天的日期，按Ctrl+“；”。 3.日间分隔符用“：”。如果输入当前的时间，按Ctrl+Shift+”:”。 4.若在单元格中既输入日期也输入时间，中间必须用空格隔开。 四、数据的自动填充 Excel 2003提供了自动填充功能，避免了某些相同或似数据多次重复输入带来的麻烦。可以填充相同的数据，也可以填充等比数列、等差数列和日期时间数列等，也可以输入自定义序列。 1.同时在多个单元格中填充相同的数据 (1)填充相同的数字型数据或不具有增减可能的文字型数据。 单击填充内容所在的单元格，将鼠标移到填充柄上，当鼠标指针变成黑十字形时，先按下Ctrl键的同时，再按住鼠标左按钮拖动到指定位置。拖动时上、下、左、右均可。 注意：拖动时只能横向或者是纵向拖动，不能沿任意方向拖动。 (2)填充日期型数据及具有增减可能的文字型数据 单击填充内容所在的单元格，将鼠标移到填充柄上，当鼠标指针变成黑十字形时，按下Ctrl键的同时，再按住鼠标左按钮拖动到指定位置。 2.填充自动增1序列 (1)填充数字型数据 操作方法同1中的(2)。 (2)填充日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据 操作方法同1中的(1)。 注意：向右或向下拖动鼠标，自动填充的是递增序列，向左或向上拖动鼠标，自动填充递减序列。 3.输入任意等差、等比数列 通过【编辑】菜单中的“填充”选项的级联菜单中的相应命令来完成。 4.创建自定义序列 Excel 2003之所以能够辨认出某些文本变化的趋势，帮助用户输入文本序列，原因就在于已经在Excel 2003中预先设置好了某些常用的文字序列。如果用户需要定义自己的文字序列可以按照下列方法进行操作。 (1)选择【工具】菜单中的【选项】命令，出现【选项】对话框。 (2)选择【自定义序列