跨越七种会议陷阱的技巧.DOCVIP

跨越七种会议“陷阱”的技巧 　　一、员工会议 　　员工会议是企业中最常见的会议。研究显示，企业会议总数的30％至45％都是员工会议。员工会议通常都是由经理(或部门经理、主管)等企业领导召集的会议。 　　[陷阱]员工会议太频繁 　　员工会议常依惯例安排。不必要的会成为员工偷闲机会。 　　[跨越技巧] 员工会议应尽量限制在一周一次。可以取消没有太多重要事情要处理的定期会议，但不宜超过总会议次数的1/4。使会议真正为需要而开。 　　[陷阱]员工会议时间太长 　　[跨越技巧] 会前应把开会时间确定出来。主持人应严格遵守开会时间。在预定时间内处理完事情，然后结束会议。 　　[陷阱]主持人话说得太多 　　由于这种会议的主持人常是企业领导，其发言一般占全部开会时间的80％。与会者仅能在会议快结束时发表意见，使得会议无法征询员工有益的建议和意见。 　　[跨越技巧] 主持人的发言时间应缩短，应尽量不要超过全部会议时间的一半，发言应有组织。同时，可指定与会者发言或作简要评论。 　　[陷阱]领导太独裁 　　这是员工最常发的怨言之一。经理人因怕惹事，而在会中保持沉默。 　　[跨越技巧] 主持人应使与会者能真正参与会议，对与会者意见保持中立态度。主持人可将会议进行过程录像，观看自己的议事行为是否霸道。 　　[陷阱]讨论结构松散 　　即使主持人采取权威性的作风，会议也可能以混乱收场。 　　与会者彼此太熟悉，也使会议难以照原议程进行。因为与会者和主持人没有达成按议程有系统地议事的共识。 　　[跨越技巧] 主持人会前准备议程的工作决不可少，且要在会中指定与会者作简要发言，要有简短、主旨明确的开场白。 　　[陷阱]主持人讲的内容重复 　　许多与会者不一定须通过主持人讲话才知道公司要公开的消息，有时会前就知道。 　　[跨越技巧] 主持人完整的会前准备工作，包括了解与会者已经知道了哪些内容，以避免重复与会者已知的事项。 　　[陷阱]员工会议常墨守成规 　　由于员工会议常是定时定点举行，处理可以预料中的事，要避免这一问题并不容易。然而，强调团队合作的企业，会要求与会者反映当时发生的问题，而非只报告旧闻。 　　[跨越技巧] 议程设计应随最新情况而有所变化。讨论方式也应有弹性。主持人可以指派与会者轮流担任。 　　[陷阱]会议记录不完整 　　会议记录不完整，甚至无法提供给与会者，是开会的大忌。清楚无误的会议记录对决议的执行有很大帮助。 　　[跨越技巧] 主持人一定要指定某个与会者担任这项工作，专心倾听个人发言，并有组织地将发言记录下来。 　　[陷阱]会议常流于形式 　　会议只重视决策结果，对执行情况就不关心了。这是员工会议常有的情况。 　　[跨越技巧] 分派工作要记录负责人姓名及工作完成日期，并对执行决策情况进行检查，以确保会议决策落到实处。 　　二、紧急会议 　　紧急会议通常是为解决紧急问题而临时召开的。其开会目的通常也非常明确。由于要处理的事情紧急，因此决议能在有限的时间内达成。 　　[陷阱]缺乏会前准备工作 　　这有可能降低效率，由于事情紧急，有权决定事情处理方式的人，往往无法出席。当议程不明时，也可能使讨论无章法。 　　[跨越技巧] 避免常开这种会议。若非召开不可，主持人须在会前准备讨论形式及领导方法等。若没有详细议程，也要列出三四个讨论要点，会议记录不可缺少。 　　三、专题讨论会议 　 专题讨论会议一般先由三四个专家针对议题发表意见。与会者在专家发言后发问。主持人可以指定专家回答所提问题。 　　[陷阱]专家发言过长或不善于发言 　　与会者很快就会觉得无聊。这种讨论会较偏重一对一的沟通。如能配以其他更能调动参与讨论的会议方式更好。 　　[跨越技巧] 会前即和专家商量好他该负责的发言的要点，使彼此的发言内容不重叠。主持人也要控制个人发言时间，必要时给发言者某些暗示。 　　四、集思广益的会议 　　这是最常见的传统会议形式之一，是目前企业普遍采用的方法。这种开会方式的好处就是能集思广益。它不仅能理清问题，也有完整的决议过程。 [陷阱]这种方法未必效率最高 若讨论的问题缺乏逻辑性，这种方法便行不通。 　　[跨越技巧] 首先要把各步骤该花的时间定出来。若有好几种解决办法可供选择，则应考虑另开以讨论决议为主的会议，这样才会更有效率。 　　五、电子邮件会议 　　电子邮件会议以电脑为辅助工具。这种会议，与会者不需面对面地讨论，而是将意见以电子邮件的方式和他人讨论，或交由主管单位审议。这种会议可以以匿名的方式进行问卷调查，可避免与会者间的冲突，得来的意见也较中肯。 　　[陷阱]太早得到的答复，可能未经深思熟虑 　　[跨越技巧] 在使用上述方法前，确定是否有必要采用可延长作出决议时间的方法。另外，受访者应在三人以上。 　　六、书写议事会议 　　书写议事会议是与会者以书面方式答复