英语作文之商务信函.docx

1.a. 年份要写完备,不能用03代替2003。 b. 月份要写英文名称,不能用数字来代替,如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可以用英文缩写,比如用Aug.代替August。 c、时间 d、主题 e、称呼 f、正文 g、结语 h、署名 i、联系方法这部份内容要完备,包括上书人姓名、职位、公司名称以及联系方法(地址、电话、传真、邮箱、网址)。 写地址时请注意:一般来说,大门号码牌号和街道名称之间不用逗点点开,但城市名称和国家名称之间一定要用逗点。 您可以在自己的邮箱体系中事先做好1个模型板。每次上书只要选择这个模型板,信件会自动显示这些内容。 商务信函写作的要点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说啥子。 围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借镜作用。 1、口语化每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种曲解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友善的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或“We are looking into your complaint”。实在我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上罢了。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友善,有如两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的互助伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说,为啥子在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。 2、语气说话调调由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气说话调调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想到达1个啥子样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这足以通过信函中的语气说话调调来表现。 3、真诚无论是生活中的交往还是生意上的互助,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必需能够充分体现您的真诚。无论说啥子,都要携带您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。 4、直接跟您一样,您的互助伙伴们天天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆看和听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。 5、礼貌我们这搭所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那末就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后互助的机会。特别要注意,当双方概念不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的概念。如果对方的建议不合理或对您的指责不公日常平凡,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的概念,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。还要提醒一点,神州人有句话叫做“过犹不及”。任何工作,一朝过了头,效果反而不好。礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成无邪幼稚。所以最要害的还是要把握好“度”,才能到达预期的效果。 6、简洁有如前面提到的,要用简洁朴实的语言来上书函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或拼写复杂的单词。1个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得拉得很长的连词。在同一封信函里,不要使用多个不异含义的单词。比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之