承办人员发文的程序.DOC

承辦人員發文的程序 創稿（或函覆文）的文稿送主管核定。 修正主管所更改的文字 創稿的修改： （1）進入公文系統→創簽／稿作業→查詢作業→用創稿流水號，創稿日期找到先前所創的函稿→按「修改」。 （2）此時電腦出現修改的視窗→請於此視窗進行修改→修改後請記得按「確認」及挑選受文者→完成後按「離開」即可。 Key入受文者或挑選受文者 2.函覆文的修改 （1）進入公文系統→承會辦作業→承辦作業→案件狀態→將「確定」打勾。 （2）以大義國中的收文號再一次找到並進入該公文覆文的畫面。 步驟：點選所承辦函覆文→按右鍵→送繕打→覆文（如下圖） 請於下列覆文畫面進行修改並於完成後→按登錄→及key入受文者→完成後→按離開。 若有電子檔附件，請於此時→隨文引入 步驟：點選該件須帶附件的公文→按右鍵→送繕打→附件 四、列印抄件（完成所有文稿要件後，發文前） ※在承會辦的畫面中，按畫面下方的稿轉函（即抄件） 出現下列視窗 請點選校長全名後按列印，如下圖。 ※記得此時開啟的是預覽列印的畫面，請再按一次列印。 ※將列印出來的→抄件→蓋章並訂在文稿之後（抄件是永遠的第二頁）。 五、點選須發文的文稿→按右鍵→送發文→送大義國中 六、將文稿流水號或大義國中發文號，寫入公文處理簿，並同時將文稿交文書進行發文作業。 970522增加： 七、如果忘了印抄件就點選了第五步驟（送發文），可請文書將該公文退回再重新操作第四步驟（按稿轉函→印抄件） 八、總收文文書將待發公文退件作業 1.總收文作業→待辦區引入→簽收→ 退文→離開總收文作業 2.承辦人將被退公文簽回： 承會辦作業→承辦作業→案件狀態：送發文打勾、確定→待處理案件公文畫面、點選該筆公文按右鍵→送發文、確認→狀態會變成已簽回→畫面下方稿轉函也會變成黑字，即可從第四步驟（按稿轉函→印抄件）開始重新操作→第五步驟