公司采购与费用支出管理规定.pdfVIP

公司费用报销及采购管理规定 为加强公司内部管理，规范公司有关费用报销行为，合理控制费用支 出，强化费用节约意识，特对公司费用报销及采购管理做以补充规定。 第一条 费用报销的基本规定 一、报销范围 本规定所指费用主要包括差旅费、通讯费、交通费、业务招待费、车 辆使用费，以及物品、资产采购等。 二、业务借款规定及流程 （一）业务借款规定 1、经办人借款前须预计合理的借支额度，根据实际情况例行必要的比价 或预算审核等手续，部门负责人应对额度进行审核，并对该事项支出的合 理性负有主要的审核责任。一次性借支现金5000元以上的，须提前1个工 作日通知财务部做好资金准备。 2、借款人应在借款事项结束后的7个工作日内办理报账核销手续。财务部 出纳负责对逾期借款的催还，逾期不还或者不报账的由出纳通知本人，从 其本人当月工资中扣除（备用金除外）。 3、员工报销款项应首先冲抵个人借款。如报销同时遇有新工作任务需再次 借款时，应履行新的借款审批手续，原则上前账不清，后账不借，员工借 款须还清逾期借款，方可再次借款。 4、借款专款专用，借款人未经许可不得改变借款用途，更不得公款私用。 5、与公司解除劳动关系的员工，办理离职手续前须到财务部清理个人借款， 财务部应在员工离职手续单中签署离职员工个人借款情况。 （二）业务借款审核流程 按公司已有的制度及授权执行。 三、费用报销票据的规定 1、经办人员对其报销票据的完整性、有效性负责。 2、发票内容真实、填写完整、字迹清楚，不得有涂改迹象；单位名称填写 1 公司全称，不得空白或填简称，个人名字为抬头的发票，除实名制交通发 票（火车、高铁、机票等）外一律不得报销。 3、发票内容（项目）不允许空白，内容（项目）较简单的，发票上直接填 写；内容较多，须附加盖开票单位发票专用章或财务专用章的明细清单。 内容不明晰的，需在公司“费用报销说明单”上按要求完整注明。 4、经办人员须取得业务单位开具的合规发票，不得以收据和其他单位票据 代替；难以取得业务单位原始发票的费用，需经特批再进行报销。 不符合上述规定的报销票据，财务部有权退回。 四、 费用报销单填制规定 1、所有票据按要求粘贴完整，报销单据填写齐备，交予财务审核。 2、原始凭证（单据）的粘贴：原始票据须按交通、住宿、招待、通讯等分 类进行粘贴。 3、粘贴范围以粘贴单大小为界，从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据 间须留出相等间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。 4、纸张大的票据贴上面，纸张小的票据贴下面；相同金额的排序粘贴，既 有利于审核票据又能达到美观的效果。 5、物品采购报销时，原始凭证中应含入、出库单(入库单应由采购人、验 收人、保管人分别签字确认)。 6、粘贴单最上面附“费用说明单”，按照费用说明单的要求填写齐全，尤 其是“用途”须填写真实、清楚。 7、“报销人”，指该报销事项的经办人，粘贴单上所有签字包括经办人、 验收人等一律应本人填写，严禁他人代为签名。相关负责人为经办人的， 应在“报销人”处签名。 五、费用报销审核审批流程 费用报销审核审批流程按照公司制度及公司授权执行。原则上当月票据 当月审批完成，并交与财务予以报销。 六、报销时间 为了提高工作效率，提高资金使用计划性，可以在每周将报销日固定， 具体报销时间根据公司实际情况另行通知。 2 第二条 专项费用报销规定 一、招待费用规定 1、因工作需要招待客人，应严格遵守公司业务招待管理规定。业务招待费 用报销时应附“业务招待申请单”，“业务招待申请单”要素需填写清晰、 齐全，并由公司负责人审批。 2、报销招待费用时原则上要附有原始刷卡小票、酒店菜单小票。 3、陪同客人外出就餐时，若司机或其他人员单独就餐时，应本着经济、实 惠、节约的原则进行点餐，并将支出单列。 4、所有的招待用品均须办理领用手续，剩余的应如数退还。 5、招待用品保管部门，需分类建立招待用品领用手续及相关台账，定期（至 少每三个月一次）盘点，保管部门、财务部门应定期（至少每三个月一次） 对招待用品进行账务核对。 6、