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高尔夫球俱乐部行政及人事管理体系 高尔夫球场的行政管理体系主要有文件管理、记录管理，目标、指标和方案管理，以及信息沟通与协商管理、管理评审管理五类组成。 文件管理 文件管理是指由行政和人事对俱乐部各类文件（包括员工信息、会议纪要、技术文件、合同等），归档分类并加于系统管理。 文件的审批。各种文件发布前必须有总经理或起授权人审批。 文件发布。行政人事部门发布的文件，应经领导批准，确保其充分性和适宜性，发布时应做好相应记录。顾客需要手册时，由经办部门填写报告，经管理者代表批准，由行政人事部门实施。此类文件一经发放，不再受更改限制。行政人事部应该将所负责的文件归档，并建立全公司文件受控体系，各部门建立本部门的文件受控清单。 文件的更改。体系文件的更改，由使用部门以书面的形式提出，经文件原审批部门批准后，可实施更改。行政人事部门按申请实施更改，并及时回收作废的文件，做好记录。 作废文件的处置。需要销毁的文件，有人事行政部统一销毁。需要作废的文件，经管理者代表批准后，方可交申请人留用。更改前的技术文件至少要存档一份备使用。 外来文件控制。外来的文件资料、标准与质量有关的法规及其他资料接受后，行政人事部应逐一登记、编号、建立外来资料清单，并开始进行发放、更改、作废处理控制。 禁止在文件上随意涂改，当文件被损坏、污染造成不清楚时，使用部门要及时到发放部门进行更改；行政人事部每季度应对现场使用文件的适用性进行抽查，以评价文件控制的有效性，对抽查的情况及更改措施，应做好相应的记录。 记录管理 各个部门建立统一的记录管理，为管理体系的有效运行提供文字资料。 记录的标识：制定清晰、明确、统一、完整的记录标示。 各文件使用部门应按要求管理好各有关记录，当记录超过规定的保存期限需要销毁时，应及时处理。 各部门负责对所管理的记录进行收集、分类、编目，必要时造册，以便于检索、查找和借阅，借阅时应有记录。 记录应适地储存，防止受潮、受损，避免由于储存不当损坏和丢失。 行政人事部门每季度检查一次各部门使用和管理记录情况，对检索结果和检索引起的任何必要措施做好记录。 目标、指标和方案管理 目标、指标和方案管理是指球会管理体系的方针、目标、指标和方案管理。为了确保管理体系目标、指标和方案适宜性及目标指标的实现特制定本程序。 目标和指标的制定：制定质量目标时，应确保目标尽可能量化，与上一级目标相一致。 在制定环境、职业健康安全时，应符合法律、法规要求和其他的要求。 目标、指标的制订和修订：行政人事根据上述原则，拟定各类总体目标和指标，并形成文件，经最高管理者审批后发布。各部门则根据总则制定各自的目标和责任，形成书面文件。当组织的情况和法律法规发生变化后，或发现目标已经不适宜时，行政人事部应及时提出对目标进行修订的意见，通过管理评审、并经最高管理者批准后可对目标、指标进行修改。 实施措施和方案的制订：各相关部门应根据球会制定的目标与指标及其分解要求，制定确保目标和指标完成的措施和管理方案，由行政人事部汇总。环境和职业健康安全管理方案中，应明确实现目标指标的方法措施、相关部门和层次的职责和实施的时间安排。必要时，应详细说明及经费预算等。措施和方案确立后，由管理者代表组织各相关负责人，对相关的措施和方案的技术、经济可行性、相关参数设定的合理性进行审议和评价，并对实现目标和指标和方案由行政人事部整理，报管理者代表审核，最高管理者审批后下发实施。 环境目标、指标及方案的检测与管理：行政人事部定期对各部门质量目标和实现目标的措施的实施情况进行检测和监控，各相关部门对本部门的措施、方案实施情况每月进行一次检测和监控，以确保相关措施和方案的实现，在检查测试中发现的不符合项，实施纠正和预防措施。必要时由管理者代表进行协调。目标、指标和方案的完成情况，由行政人事部汇总并提交管理评审。 信息沟通和协商管理 信息沟通与协商管理是指在组织内建立沟通与协商过程，以确保管理体的内外部信息得到沟通和协商，从而改进体系的有效性。 质量管理体系有效信息的沟通。包括①质量方针、目标完成的信息；②顾客满意度的信息、顾客投诉等信息；③服务综合性信息、服务检测信息；④服务不合格信息及处置情况；⑤服务提供过程中的信息；⑥纠正和预防措施的制定实施情况；⑦审核和管理评审的信息等。异常信息发生时，应尽快通知有关部门，责任部门收到信息后，应组织人员分析原因制纠正措施，对行政人事部协调不能解决的重大问题，应及时上报管理者代表进行处置。 环境内、外部信息得出接受和处理。主要包括环境信息交流的范围：①本球会内部得出信息交流，包括部门之间、球会与员工之间的环境因素和环境管理体系方面的信息。②与相关方的信息交流，根据球会的环境影响，拟对服务供方、固废处置供方、顾客、环保局及周围居民进行环境保护交流。 职业健康安全的协商和沟通