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员工宿舍购置管理制度

一、总则

1.目的

为加强公司员工宿舍管理，规范宿舍物品购置流程，保障员工的正常生活需求，提高员工满意度，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司为员工提供的宿舍区域内各类物品的购置管理。

3.基本原则

按需购置原则：根据员工实际生活需求和宿舍设施配备情况，合理确定购置物品。

预算控制原则：严格控制购置费用，确保在预算范围内进行采购。

质量优先原则：优先选择质量可靠、性价比高的产品。

规范流程原则：遵循规定的购置流程，确保采购过程公开、公正、透明。

二、职责分工

1.人事部门

负责制定和修订员工宿舍购置管理制度。

汇总员工宿舍物品需求，审核购置申请。

参与供应商选择和采购合同签订。

监督购置物品的验收和发放。

2.行政部门

根据人事部门审核后的需求，负责具体的采购工作。

选择合格的供应商，建立供应商档案。

负责采购物品的运输、保管和交付。

3.财务部门

负责审核购置预算，安排购置资金。

对购置费用进行核算和报销审核。

4.使用部门（员工）

提出宿舍物品购置需求，填写购置申请表。

参与物品验收，对购置物品的质量和适用性进行反馈。

三、购置需求管理

1.需求提出

员工根据宿舍实际情况和个人生活需求，填写《员工宿舍物品购置申请表》，详细注明物品名称、规格、数量、用途等信息。

各宿舍推选宿舍长，负责收集本宿舍员工的购置需求，并统一提交至人事部门。

2.需求审核

人事部门收到购置申请表后，对需求的合理性、必要性进行审核。

审核内容包括：是否符合宿舍实际需求、是否超出预算范围、是否有可替代物品等。

对于审核通过的需求，人事部门进行汇总整理；对于不符合要求的需求，及时反馈给使用部门并说明原因。

四、预算管理

1.预算编制

人事部门根据以往宿舍物品购置情况、员工需求变化等因素，每年年底编制下一年度员工宿舍购置预算。

预算内容包括各类物品的购置数量、预计单价、总预算金额等，并按季度进行分解。

2.预算执行

行政部门在采购过程中应严格控制预算，确保实际采购费用不超过预算额度。

如因特殊情况需要调整预算，需由人事部门提出申请，经财务部门审核、公司领导批准后执行。

3.预算监督

财务部门定期对宿舍购置预算执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。

人事部门配合财务部门做好预算监督工作，对超预算采购的情况进行分析和处理。

五、供应商管理

1.供应商选择

行政部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。

对收集到的供应商进行筛选和评估，评估内容包括供应商的信誉、产品质量、价格水平、售后服务等。

选择至少三家合格的供应商作为候选对象，通过招标、询价、谈判等方式确定最终供应商。

2.供应商档案建立

行政部门负责建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、合作历史、产品质量情况等。

定期对供应商档案进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。

3.供应商考核

人事部门会同行政部门定期对供应商进行考核，考核指标包括产品质量、交货期、售后服务等。

根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。

六、采购流程

1.采购申请

使用部门（员工）提出的购置需求经人事部门审核通过后，由行政部门填写《员工宿舍物品采购申请单》。

《采购申请单》应注明物品名称、规格、数量、预算金额、需求日期、供应商选择建议等信息。

2.采购审批

《采购申请单》提交至公司领导进行审批，审批通过后方可进行采购。

对于金额较大的采购项目，需按照公司相关规定进行集体决策或报上级主管部门批准。

3.采购实施

行政部门根据审批后的《采购申请单》，与选定的供应商签订采购合同。

采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。

行政部门按照采购合同要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保按时、按质、按量完成采购任务。

4.验收与入库

采购物品到货后，行政部门通知人事部门、使用部门（员工）共同进行验收。

验收内容包括物品的数量、规格、质量、外观等是否符合采购合同要求。

对于验收合格的物品，办理入库手续，填写《员工宿舍物品入库单》；对于验收不合格的物品，及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。

5.报销与付款

行政部门凭《采购申请单》、采购合同、发票、《员工宿舍物品入库单》等相关凭证，到财务部门办理报销手续。

财务部门对报销凭证进行审核，审核无误后按照公司财务制度进行付款