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员工个人印章管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司员工个人印章的管理，保障公司及员工的合法权益，维护公司正常的运营秩序，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工。

（三）定义

本制度所称员工个人印章，是指员工个人在公司内部用于办理特定业务、签署相关文件等具有法律效力的印章。

二、印章的申请与审批

（一）申请条件

1.因工作需要，经常办理涉及个人签字确认业务的员工，可申请个人印章。

2.申请个人印章的员工应具备良好的职业道德和诚信记录，无违规违纪行为。

（二）申请流程

1.员工填写《个人印章申请表》，详细说明申请印章的用途、使用范围等信息。

2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据员工工作实际情况进行审核，确保申请合理、必要。

3.部门负责人审核通过后，申请表流转至人力资源部门。人力资源部门对员工的基本信息、工作表现等进行综合审查，并征求法务部门意见（如有需要）。

4.经人力资源部门和法务部门（如有）审核通过后，申请表提交至公司分管领导审批。公司分管领导根据公司整体管理要求和实际情况进行最终审批。

（三）审批权限

1.普通员工个人印章申请由部门负责人、人力资源部门审核，公司分管领导审批。

2.部门主管级及以上员工个人印章申请由人力资源部门、法务部门（如有）审核，公司总经理审批。

三、印章的刻制与领取

（一）刻制

1.经审批通过的个人印章申请，由公司行政部门统一安排刻制。

2.个人印章应采用规范、统一的样式，材质为[具体材质]，尺寸为[具体尺寸]。印章内容应包括员工姓名、公司名称、员工编号等信息，确保印章的唯一性和可识别性。

3.行政部门应选择具有资质、信誉良好的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量和安全性。

（二）领取

1.印章刻制完成后，行政部门通知员工本人到指定地点领取个人印章。

2.员工领取印章时，需在《个人印章领取登记表》上签字确认，注明领取日期、印章编号等信息。

四、印章的使用与保管

（一）使用范围

1.员工个人印章仅用于公司内部规定的特定业务，如签署请假条、费用报销单、工作汇报等文件，不得用于其他任何未经授权的用途。

2.严禁使用个人印章签署涉及公司重大决策、经济合同、对外担保等重要文件。

（二）使用流程

1.员工在使用个人印章前，应认真核对文件内容，确保文件内容真实、准确、合法，且与本人工作职责和权限相符。

2.在需要加盖个人印章的文件上，应在指定位置清晰、端正地加盖印章，不得模糊、重叠或加盖在其他无关位置。

3.对于重要文件或涉及金额较大的文件，在加盖个人印章前，应经所在部门负责人审核确认。部门负责人应认真审查文件内容，确保文件符合公司规定和业务要求。

4.使用个人印章后，员工应妥善保管相关文件，并按照公司档案管理规定进行归档保存。

（三）保管要求

1.员工应妥善保管个人印章，确保印章安全，不得随意转借、出租或交由他人保管。

2.个人印章应存放在安全可靠的地方，如个人专用抽屉、保险柜等，并采取必要的防盗、防潮、防火等措施。

3.如发现个人印章丢失、被盗或损坏，应立即向所在部门负责人报告，并及时采取挂失、补办等措施，以防止印章被非法使用。

五、印章的监督与检查

（一）监督机制

1.公司人力资源部门负责对员工个人印章的使用情况进行定期监督检查，确保员工严格按照本制度规定使用印章。

2.各部门负责人应负责对本部门员工个人印章的使用情况进行日常监督，发现问题及时纠正，并向人力资源部门报告。

3.公司审计部门有权对员工个人印章的管理和使用情况进行不定期审计，对发现的违规行为进行严肃处理。

（二）检查内容

1.检查个人印章的使用是否符合规定的使用范围和流程。

2.核对加盖个人印章的文件内容是否真实、准确、合法，与员工工作职责和权限是否相符。

3.检查个人印章的保管是否安全，有无丢失、被盗或损坏等情况。

4.审查《个人印章使用登记表》等相关记录是否完整、准确，是否及时归档保存。

（三）违规处理

1.对于违反本制度规定使用个人印章的员工，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。

2.如因员工违规使用个人印章给公司或他人造成经济损失的，公司将依法追究其赔偿责任；构成犯罪的，将移交司法机关依法处理。

3.对于在个人印章管理和监督检查工作中发现的问题，相关责任人应及时进行整改，如因整改不力导致问题再次发生的，将加重对相关责任人的处罚。

六、印章的变更与注销

（一）变更

1.员工因姓名、岗位、部门等信息发生变更，需要变更个人印章内容的，应填写《个人印章变更