会展策划与营销 第九讲 会议策划与管理.pdf

第九讲会议策划与营销 浙江旅游职业学院 康保苓 第一节 会议策划  教学目的与要求：通过本章的学习了解会议策划的要素、会 议策划的内容和要求，能够撰写会议总体策划文案。 APCL  本节主要内容：  一、会议策划的概况  二、会议前期的准备工作 APCL 一、会议策划的概况  （一）会议工作流程  1、会前 （1）与会议主办方洽谈 （2 ）提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交 通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方 （3 ）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、 游、娱乐等相关方面的情况。 （4 ）确定方案，签订合同，预付定金。 APCL  2、会中 （1）会议接待 （2 ）会前准备  （3 ）会议场所 （4 ）会议住宿 （5 ）会议餐饮  （6 ）会议旅游  （7 ）会议娱乐 （8 ）会议服务 APCL  3、会后 （1）结帐 （2 ）资料收集  等等 APCL （二）会议策划的要素  5W1H (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW)  1、WHO :谁来参加会议？会议规模、预期参加会议的人 数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是 否有媒体的代表？是否有海外代表？   APCL 2、WHAT: 会议是什么类型的会 议？ APCL  3、WHEN  组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工 作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议 时间前后相关活动是否会影响参会人数等  (考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素.  APCL  4 、WHERE:会议地点，又称“会址” 。既是指会议召开的地 区、城乡，又是指会议召开的具体会场。  会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地点与会议主题的 关系等 APCL  5、WHY: 举办会议的目的  6、HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间、设备、餐饮、娱 乐等) APCL （三）会议筹办的时间周期  筹办的时间周期  小型专项研讨会几个月  中型新产品发布会半年  大型培训班1年  国际协会举办的大型会议2-3年 APCL （四）会议策划的基本流程 市场调研、确定计划 会议整体构思 定期交流、过程监控 确定主题和目标 确立所有关键任务 制