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美术与设计学院学生档案管理办法 （试行） 第一章 总则 第一条 为了加强我院学生档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用学生档案，为用人单位全面了解毕业生和正确选拔人才提供依据，根据《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》等法规制定本规定，按照学校学生档案管理的有关文件要求，结合我院实际，特制订本规定。 第二条 我院学生档案材料的收集归档，应当本着实事求是的原则，着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学业水平等内容的文件材料。 第三条 我院学生档案材料的管理部门为学生工作办公室，由各年级辅导员具体负责学生从入学到毕业前的档案收集、归档、移交等工作。学生档案材料的管理当认真贯彻国家有关的法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。 第二章?收集范围 第四条 我院毕业生归档材料主要内容： （一）高中学籍材料（普招学生由地区招生办公室提供；单招学生由地区招生办公室或者学生所在中学提供） （二）入学录取通知书、准考证； （三）军训鉴定表； （四）在校期间奖励、表彰以及惩处决定； （五）各类奖学金登记表； （六）学生诚信档案（学生成长记录单）； （七）学生在校期间成绩单； （八）学生在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学校颁发的考评证书及学校证明； （九）教育教学或生产实习评定表； （十）毕业生登记表（高校毕业生登记表由国家教育部统一印制,中专毕业生登记表由省教育厅统一印制） （十一）毕业生体检表； （十二）入党（团）材料； （十三）就业报到通知书； （十四）助学贷款信用记录（针对有贷款的毕业生）； （十五）其他材料。 第三章 建立、收集、查阅档案方法 第五条 我院学生档案的建立分为三个阶段，即新生档案建立阶段、学生在校期间档案建立阶段和毕业生档案建立阶段。 第六条 我院新生须携带高中档案材料报到。普招学生报到应当向辅导员交付由地区招办形成的高中档案材料、准考证和录取通知书等档案材料，辅导员经审查后建立新生档案。 第七条 学生在校期间档案由辅导员妥善管理，责任人应当收集军训鉴定表，在校期间奖励、表彰以及惩处决定，各类奖学金登记表，学籍表、学生在校期间成绩单，学生在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学校颁发的考评证书及学校证明，毕业生登记表，毕业生体检表，入党（团）材料、参加社会实践活动登记表等材料，辅导员收集齐备后经审查后建立学生在校期间档案。 第八条 学院以外单位需要查阅毕业生档案时，须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，经主管领导同意后方可查阅。 第九条 档案的查阅、移送均应当进行登记，否则，不予办理。 第十条 毕业生本人及家长不得查阅毕业生本人的档案。 第四章 归档要求 第十一条 归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，由责任人署名，注明形成材料的时间。 第十二条 归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。 第五章 档案转递 第十三条 档案责任人按照学校要求按时将归档的毕业生档案递交就业办，由学校以机要件的方式统一转往其生源地县（市）人事部门人才交流中心。原则上不准学生自带（携带接收单位调档函可以酌情考虑）。 第十四条 转出毕业生档案时学生工作办公室负责再次审核，保证档案材料完整齐全，不得扣留材料或分批转出。 第六章 监督管理 第十四条 院学工办应定期检查档案，及时研究解决收集归档中的问题，不断建立、健全相关制度。 第十五条 学院支持毕业生档案管理人员的工作，设立专项经费，保证档案管理工作的顺利进行。 第十六条 学院逐步加强档案管理工作的硬件设施建设，建立符合国家标准的档案存放环境，做好毕业生档案的防火、防盗、防潮工作，保证毕业生档案安全。 第十七条 对违反本规定，涂改、伪造毕业生档案材料的要追究责任，严肃查处；触犯国家刑法者，依法追究其刑事责任。 第七章 附则 第十八条 本规定自下发之日起施行。凡与本规定不符的，一律按本规定执行。 第十九条 本规定由院学生工作办公室负责解释。