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HYPERLINK /mmedia/13/ \t _blank 《高效会议管理技巧》 作者: 张晓彤 主持人与参会者的守则与责任 【本讲重点】 　　主持人的守则与责任　　参会者的守则与责任　　如何处理会议中的冲突 　　主持人的守则与责任 　　1．具体的守则与责任 　　2．主持人作为矛盾调停者的失败表现 ? 　　参会者的守则与责任 　　1．参会者10大守则 　　2．参会者的责任 　　表 8-1 参会者责任一览表 时间 参会者的责任 开会前 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 做好在会议中尽量表达的心理准备 开会中 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 开会后 会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成 分配给自己的任务如何完成 　　【自检】 　　请将下列命题归类，分别放入各自所属的圈内。 　　(1)营造和谐气氛 　　(2)积极发表自己的见解 　　(3)尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 　　(4)依据提供的资料准备论证的材料 　　(5)根据个人的观点研究问题 　　(6)保持中立态度 ? 　　如何处理会议中的冲突 图 8-1 冲突的二维模式 　　图 8-1是一个坐标系，反映了面对冲突时人们各种各样的反应。这个图的纵坐标分为决断和不决断，横坐标则是合作与不合作。它反映了冲突发生时，个人的选择情况。个人是选择满足自己还是满足别人，也就是选择决断还是选择合作。 　　根据这个坐标，介绍 5种处理冲突的方法。从而了解主持人和参会者如何用不同的冲突类型来共同解决矛盾，处理冲突，达成会议的最终结果。 　　◆暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。 　　◆迁就型。迁就型 　　一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。 　　◆回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。 　　◆协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。 　　◆妥协型。 　　妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”。 　　【本讲总结】 　　主持人和参会者的守则和责任是不同的，各有侧重点，对会议而言都不可或缺。二者的权责划分一定要分明，这样才能更好的发挥其作用。 　　在会议中难免会出现冲突，一定要了解解决冲突的几种模式，了解主持人和参会者如何用不同的冲突类型来共同解决矛盾、处理冲突，达成会议的最终结果。 会议记录 【本讲重点】 　　会议记录者的功能　　谁能胜任会议记录者　　对会议记录的 10大建议 　　会议记录者的功能 　　会议记录者主要有 4种功能。 　　◆会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。 　　◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。 　　这一功能主要表现在会议的事后跟踪这个部分。会议记录者在会议的过程中主要负责记录、维持会议的议程所设计的程序，可以起到“和事佬”的作用。 　　◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。比较落后的工作方法是指派秘书或普通的文员去做会议记录，现在则流行指派那些有潜力做主持人的员工去做这项工作。因为这样做可以帮助公司培养后备人才 (这里专指那些将来可以去做主持人的人才)。而且，在这个问题上，主张要由不同的员工轮流担任会议记录者，而不是由固定的部门秘书来专职担任，因为这一做法有助于锻炼一群人，而不是一个人。 　　◆观察预防功能。会议记录者的观察预防功能是比较容易被忽视的一大功能。简单来说，会议记录者可以以一个旁观者的角度来观察会议中是否存在一些误区，同时可以从旁对主持人做出提醒。例如，可以清楚地观察在会议中哪些人发言过长，哪些人尚未发言，并对这些情况做好相关纪录，以此来提醒主持人。当然，最主要的观察预防功能体现在他可以警醒主持人避免走入以下 3大会议误区： 　　第一误区 社会性懈怠 　　社会性懈怠是一个心理学上的名词，它指的是一种群体的无所谓状态。以会议为例，许多会议决议的产生通常都要使用“全体通过”这个名词，其实这个名词代表的意义并不是真正的全体意见一致，而是一种群体性的漠视结果。大多数人对于主持人或发言者提出的问题不感兴趣或是不予理睬，听之任之，从始至终好像是在一种参会状态，实际是处在一种参与的假象中。 　　对于这种会议误区，身在其中的主持人和对答者均不易察觉，只有站在第三者角度上的会议记录者可以清楚看到，因此，