书面沟通培训教材(PPT 118页).ppt

;学习要点：;☆ 写作是一种重要的沟通方式☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念 ;1、书面沟通的含义;例：丰田的跨部门沟通 大多数公司决定新车型的变动方案都是通过开会，丰田的做法是：当新车型的变动需要跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报告，分析问题并提出解决办法。收到报告的部门阅读后用另一个报告回复。 几个报告的回合，大部分问题已解决。;;;;;3.书面沟通的优点： 容易记录，并可长期保留； 可避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突； 易于大规模传播，且不易“污染”； 讲究逻辑性和严密性； 可以反复推敲、修改，直到满意为止；;书面沟通缺点;4.受众导向的文字组织原则;5.书面写作要则4C：正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise);5.写作过程5.1 Gather information 收集资料files, articles, books, financial statements, interviewing by telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases, brainstorming, free writing, etc. ;5.2 Organize your thoughts 组织观点 (1) Batching 分组 (2) Concluding 筛选  (3) Headlining 归纳标题 (4) Strategic ordering有策略地编排 ;5.3 Focus the message 提炼材料  ·Imagine the reader skimming 设想读者只是浏览  · “Nutshell” your ideas 概括你的观点  · “Teach” your ideas 灌输你的观点  · Use the “elevator” technique 使用“电梯间谈话”技巧  · Use the “price per word” technique 使用“惜字如金”技巧;5.4 Draft the document起草文章·Compose in any order 不要在乎写作顺序  ·Avoid editing 不要边写边改  ·Get typed copy 使用打印件  ·Schedule a time gap 安排时间间隔 ;5.5 Edit the document 修改文稿  ·Edit for strategy 从策略上进行修改  ·Edit for macro issues 从宏观上进行修改  ·Edit for micro issues 从微观上进行修改  ·Edit for correctness 就正确性进行修改;6..;6.1 商务信函 1．信函是商务文书的最主要形式  2．商务信函关系到形象问题  3．信函是商务沟通的重要工具 ;商业信件  1．书信的风格  2．信件的布局  3．写信的一些技巧 ： (1)写信当如面读 (2)开头的技巧  (3)如何结尾  (4)书写字体 (5)信函礼貌  (6)信封书写 商业函件;××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。 希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！ 此致致礼 ×××敬上 ××年×月×日;×××公司××经理先生： 敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。 今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。 ××公司经理××