关于做好2010级报到新生资格审查和不报到新生电子档案注销工作通知.doc

关于做好2010级报到新生资格审查和不报到新生 电子档案注销工作的通知 各院（系）及高州师范分院： 新生入学资格审查和不报到新生电子档案注销是普通高校招生工作中的一项常规性工作。根据《教育部办公厅关于加强高校新生入学资格复查的紧急通知》（教电〔2010〕301号）和《关于做好2010年我省普通高等学校新生报到工作的通知》（粤招办普[2010]72号）精神，学校将在9月20日前对报到新生进行资格审查，对不报到新生电子档案进行注销。现将有关事项通知如下： 一、加强领导，高度重视新生的资格审查与注销工作 成立由招生、教务、纪检监察和院（系）等部门组成的新生入学资格审查工作领导小组： 组 长：王恒胤 李润 组 员：黎齐英、宣征南、邱影、罗少蓉、李哲、许惠明、丁恩明、黄碧、何建东、颜军、黄韶红、张婉春、陈荣基、赖游、李小乔、赖新华、杨意、曾彩路 各部门要切实加强领导，落实工作责任制，以高度的责任感做好报到新生的资格审查与不报到新生电子档案注销工作。要充分认识确保招生数据准确的重要性，认真复查报到新生的录取资格，防止不具备入学资格条件的考生进入我校学习；新生录取信息是教育部学籍管理、学历电子注册的重要依据，要认真复查不报到新生的注销名单，防止已报到新生被误注销的情况发生。省招办明确要求，已注销的新生，高校一律不能重新上报录取数据。各院（系）必须按时完成新生资格审查和不报到新生电子档案注销工作。工作开展前，要认真总结以往工作中存在的问题，安排专人专责此项工作，并对有关的人员明确工作职责，不得敷衍了事。 二、认真细致做好报到新生资格审查工作 （一）回收新生报到材料及要求 1、回收材料内容： 录取通知书、中学纸质档案、大一寸彩色照片一张、高考准考证、身份证复印件一张、新生报到手续单 2、要求： （1）彩色照片和身份证复印件贴在录取通知书内侧。 （2）不能拆封新生纸质档案，认真检查新生纸质档案袋封面有无涂改或拆封现象。 （二）资格审查时间及流程安排 9月15日前，招生办组织负责新生资格审查工作辅导员老师进行新生资格审查功能模块进行操作培训。 9月16日前各院（系）完成回收本院（系）2010级新生入学资格审查的全部材料。 9月19日前，各院（系）抽调责任心强的同志对学生纸质和电子档案、新生报到手续单、准考证、身份证复印件、通知书等材料进行认真审查。审查通过学习新生报到系统的“新生资格审查”功能进行。在审查中要对有疑问的新生谈话了解情况，看是否与高考档案资料相符，同时在系统上打印《广东石油化工学院新生入学资格审查结果通知》给学生，按要求补齐相关资料。如谈话仍无法确认，上报招生办进行复审。对个别考生提供的录取通知书、档案材料、身份证、加分资格等材料不全或有疑问的，各院（系）要高度重视，加强查验，迅速核实。对存在弄虚作假、拘私舞弊，骗取高考加分资格或企图冒名顶替入学的新生，学校将按照教育部规定，坚决取消其入学资格，已报到入学的取消其学籍，不予新生学籍电子注册，并报生源所在省级招办记入其高考诚信电子档案；同时要配合公安、纪检监察等部门一查到底，依法依纪追究有关人员的责任。 审查结束后，填写《广东石油化工学院2010级新生资格审查情况确认表》（附件一）并于9月20日前连同有关新生上交材料一并上交招生办杨老师处。 （三）招生办于9月20-21日对新生入学资格进行复审。 三、切实做好不报到新生注销工作 （一）注销方式 各院（系）通过新生报到系统对新生进行报到注册，招生办于9月19日正式下载报到数据（下载数据后，院系不能再进行报到操作。）与院（系）上报数据比对，由招生办统一通过新生录取系统对不报到新生电子档案进行注销。 （二）注销工作要求 1、本着对考生高度负责的态度，各院（系）必须根据考生电子档案中的联系方式（招生办按照各院系预报不报到考生名单提供相应的联系电话）与逾期不报到的新生进行确认，同时把通话记录记录造册备查。 2、对未经学校同意而逾期不报到且无法与其取得联系的已录取新生，可视其自行放弃2010年的入学资格。 3、各院（系）须将教务处最新分班名单电子版按班级打印，务必给每一位报到新生亲自签名（不能代签）。 4、上报不报到新生注销数据： （1）纸质材料：包含：学号、考生号、考生姓名、身份证号、录取专业、班级、省份等栏目；必须要有审核人和院（系）主管领导签字以及院（系）盖章确认。 （2）电子版：按照以上字段用Excel软件制作电子版本，保存文件名为：×××学院（系）2010级不报到新生注销名单.xls（样式见附件二）。 须于9月17日前把不报到新生注销数据纸质材料和新生报到签到表一并交到招生办赖老师处，同时把电子版发送到电子邮箱：mmczsb@163.com。 各院（系）要充分认识到报到新生资格审查和不报到新生电子档案注销工作的重要性和必要性，认真按照