某地产股份有限公司档案管理实施细则(DOC 15页).docVIP

档案管理实施细则 编制 日期 审核 日期 批准 日期 总 则 第一条 为加强对档案的收集、整理和管理工作，提高科学管理水平，逐步实现档案工作规范化、制度化、标准化，保证公司档案全方位地服务于公司的各项工作，发挥公司档案应有的功效，结合公司实际情况，特制定本细则。 第二条 本细则所称档案，是指公司在生产、经营活动和各项管理工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的全部档案，包括各部门、子公司（以下简称各部）的各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、工程图纸、开发档案、声像档案、荣誉实物档案等。 第三条 公司档案工作实行统一领导，分级管理的原则。在行政部下设立档案室，档案室配备专职档案管理人员，集中统一管理公司及下属子公司部分档案。公司各部门、子公司配备档案员，业务上接受行政部档案室的指导，负责收集、整理各部门、子公司的文件材料并定期移交给档案室。 第四条 档案管理采取专人负责、按时交接、定期检查的管理模式。 专人负责是指档案保管部门及各经办部门对应设置专职或兼职档案人员负责本部门档案的日常管理与保管职责； 按时交接是指各经办部门每周两次（逢周二及周五）将办理对外业务所产生的文件资料、证照、合同原件及时交行政部档案室，按规范做好移交登记手续，档案管理员实时监督，确保于规定的时限内办理档案移交，避免因环节疏漏或延迟移交造成的风险隐患。 定期检查是指集团相关管理、保管部门及各相应部门应建立档案定期检查制度。 档案密级的划分 第五条 列入密级的档案是关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。一般包括下列事项： 1.公司重大决策中的秘密事项。公司尚未付之实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。 2.公司内部掌握的合同、协议、意见书、可行性报告以及重要的会议记录和材料。 3.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 4.公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 5.其它经公司确认应保密的事项。 第六条 档案的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 1.绝密是公司最重要的秘密，泄露会使公司的权益遭受特别严重的损失。绝密档案包括：董事长私人文件、公司名下房地产权证、各地区公司的业务审批流程、集团及下属公司供应商名录、承建商名录；股份公司股东会、董事会、监事会、薪酬委员会决议及会议纪要等。上述文件直接影响公司权益的重要决策文件、资料设为绝密级。 借调此类文件必须严格审核，经办人员清晰填写《借调文件申请审批表》里的各项内容，由经办部门经理审核、报集团分管领导签批同意后，交行政部主管领导最终审批。 2.机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的权益遭受严重的损害。机密档案包括：公司规划、统计资料、重要会议记录、协议、声像档案等。 此类文件需经办部门经理审核、集团分管领导签批同意后方可借调。 3.秘密是公司一般的秘密，泄露会使公司的权益受到损害。秘密级档案包括：公司开展对外业务所产生的资料文档、证照及合同、协议等。 借调此类文件需经办部门经理审核，集团分管领导签批同意。 档案管理机构及其职责 公司档案工作实行统一领导，分级管理的原则。 第七条 集团行政部档案管理员工作职责 1.规划公司档案工作，起草公司档案工作的各项管理制度，组织公司专兼职档案管理员学习，执行公司档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。 2.收集、整理各部门、子公司移交的各种文件材料，并对接收入库的档案资料进行分类、整理、立卷、归档；有计划、有步骤地进行档案史料汇编，编辑档案参考资料，编制检索工具，积极做好档案信息资源的开发工作。 3.集中统一管理各种门类、载体的公司档案，积极做好鉴定、保管、统计、检索、编研，主动提供利用，为各项工作服务。 4.督促公司各部门、子公司档案员收集、整理和移交各种档案材料，指导各部门、子公司的档案工作。 5.坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。 6.加强对各部门、子公司档案员的业务监督、指导、检查工作，协助各部门文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，保证归档档案的质量。 7.对保存的文书档案数量进行准确的统计。 第八条 档案整理员应相对稳定，且不得由直接经办业务的人员兼任。 第九条 档案人员调动工作时，必须在办理档案移交手续后方可离开岗位。因交接手续不全致使文件和档案损毁、遗失的，要查明情况并追究有关人员责任。 档案分类和立卷整理 第十条 公司本部档案按照楼盘名称及子公司名称分别立卷，在卷下又分为八个子目录：公司证照、文书档案、声像档案、销售合同、开发合同、开发资料、工程图纸、荣誉实物档案。在此大类下根据年度按照流水号立卷。 1. 文书档案，以单位-年度-顺序号立卷。 2.