第1章Word文件管理与模板的套用.docVIP

Word高效办公应用技巧 Note Word高效办公应用技巧 Note 第1章 Word文件管理与模板的套用Note 第1章 Word文件管理与模板的套用 Note ·PAGE 34· ·PAGE 33· 第1章 Word文件管理与模板的套用 1.1 文 件 管 理 技巧1 文档不打开也能浏览 通过此技巧可以在不需要逐一打开文档的情况下预览文档，以查看文档是否是自己需要的，节省了时间。 ? 启动Word程序，依次选择“文件”→“打开”命令，打开“打开”对话框。 ? 找到需要预览文档的位置并选中文档，单击“视图”按钮，在展开的下拉列表中选择“预览”命令，如图1-1所示。 选择“预览” 选择“预览”命令 图1-1 ? 执行此命令后，即可在对话框右侧预览文档内容，如图1-2所示。 专家点拨 如果文件夹中文件非常多，可以在“文件类型”下拉列表框中选择文件类型，这样可以缩小搜索文件的范围。 预览文档内容 预览文档内容 图1-2 技巧2 在多个文档中搜索特定文档 有时在一个文件夹中包含很多文档，如果从中查找某一个文档会很浪费时间，此时可以利用搜索功能快速查找到需要的文档。 ? 打开“我的电脑”窗口，单击窗口上方的“搜索”按钮，打开“搜索”窗格。 ? 在“要搜索的文件或文件夹名为”文本框中输入文件或文件夹的名称，如“加班管理制度”，然后在“搜索范围”下拉列表框中选择要搜索的磁盘或文件夹，如图1-3所示。 输入要搜索的文件名 输入要搜索的文件名 图1-3 ? 单击“立即搜索”按钮，即可搜索到相应的文件或文件夹，如图1-4所示。 搜索到的文件 搜索到的文件 图1-4 专家点拨 在“搜索选项”栏中可以设置搜索文档的“日期”、“类型”、“大小”等属性，或者直接打开文档所在的文件夹进行搜索。设置得越详细，搜索的速度和准确性越高。 技巧3 快速打开最后编辑的文档 如果希望Word在启动时，能自动打开用户上次编辑过的文档，可以通过设置一个宏命令来完成。 ? 在“视图”→“宏”选项组中单击“宏”按钮，选择“录制宏”命令，如图1-5所示。 图1-5 ? 打开“录制宏”对话框，在“宏名”文本框中输入“autoexec”，如图1-6所示。单击“确定”按钮。 输入 输入 图1-6 ? 在Word文档中选择“文件”→“最近所用文件”命令，单击右侧“最近使用的文档”列表中显示的第一个文件名。然后单击“宏”按钮，选择“停止录制”命令，停止录制宏。 ? 保存退出Word文档，下次再启动Word时，会自动加载最后一个编辑的文档。 应用扩展 当宏录制完成后，如果需要执行宏，则在“视图”→“宏”选项组中单击“宏”按钮，选择“查看宏”命令，打开“宏”对话框（如图1-7所示），其列表中显示的都是建立的宏，选择宏，单击“运行”按钮即可运行。 图1-7 专家点拨 在Word中执行的任何一项操作都可以录制在宏中，因此我们可以按此方法将某些经常需要使用到的重复操作录制为宏，需要操作时，执行对应的宏就可以了。 在录制宏的过程中，进行的所有操作都将被录制下来，所以在录制过程中要小心谨慎，以防止不必要的操作被录制到宏中。 技巧4 将重要文档生成副本文件 在编辑、保存文档时，有时保存的文档被损坏，无法打开，这样会造成重大损失。通过设置保存时自动生成副本文件，可以保留一个备份，防止意外发生。 ? 选择“文件”→“选项”命令，打开“Word选项”对话框。选择“高级”选项卡，在“保存”栏中选中“始终创建备份副本”复选框，如图1-8所示。 图1-8 ? 单击“确定”按钮即可。 完成上述设置后，当保存已编辑的文档时，在文档保存的位置会多出一个名为“备份属于‘原文件名’.wbk”的备份文件，可以直接打开它。每次保存文档时，新的备份都会自动覆盖已有的备份。需要注意的是，wbk文件和原文档有少量差异。 应用扩展 进行上面的设置后会将所有保存的Word文件都生成副本文件，这样会占用电脑较多的磁盘空间。如果只想让个别重要的文件生成副本文件，其操作方法如下： ? 打开Word程序，选择“文件”→“打开”命令，弹出“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框中进入文件的保存目录，选中要生成副本的文档，单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“以副本方式打开”命令，如图1-9所示。 图1-9 ? 执行上面的操作后，在文档打开的同时会在保存该文档的文件中自动生成该文档的副本文件，如图1-10所示。 图1-10 技巧5 轻松删除最近使用过的文件列表 在“文件”→“最近所用文件”菜单中所显示的是用