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把EXCEL通讯录导入OUTlOOK中(2009-04-27 09:29:05) Office使用EXCEL中把通讯录导入OUTlOOK通讯录中 我们利用Office系列组件完成实际任务的过程中，可能会碰到如下一些问题：我有一份客户通讯信息文件以Excel格式存在，是否可以直接导入Outlook的联系人列表中，而不必重新输入？或者我有一份Excel格式的学生信息表，但是我在Access中会用到这个表，该怎样导入Access中等等。这两个有代表性问题的一个共性是：在某个Office系列组件中保存的信息如何在Office组件中数据导入与导出？　　其实Office 系列组件为了减少重复劳动，以及提高Office组件间的协作能力，早就考虑到了这个问题，而且提供了相应的解决方法。本文列举四个关于Office组件中数据导入与导出的具体任务，详细剖析操作过程，希望能够给使用Office应用的读者带来启发，提高工作的效率。　　说明：所有操作均在Office 2003版本下进行，使用其它版本的朋友可以参照进行。　　我们通过以上几个典型任务，详细介绍了Excel和Outlook，Excel和Access间数据导入与导出的方法，读者朋友可以把这些任务稍加修改直接运用于实际，在办公过程中多注意Office组件间的协作使用常常能有效地提高工作效率。　　一、将Excel“客户通讯工作表”导入Outlook联系人 　　应用目标：实际工作中，工作人员已经用Excel制作了客户的联系资料，为了能够建立良好的客户关系，我们需要将这些数据放到Outlook的联系人中。请注意，不需要在Outlook中重新输入，只要利用Outlook的“导入与导出”功能就可以了。　　操作所需文件下载： HYPERLINK /imagesnew/software/0501/05/address.xls \t _blank Excel“客户通讯录”工作薄 　　操作方法： 　　（一）在Excel中指定“区域名称” 　　对于最新的Outlook2003版本，如果要想将Excel中的通讯录数据导入Outlook联系人中，需要先对Excel中的数据指定“区域名称”。 　　1. 启动Excel 2003，打开“客户通讯录”工作薄，进入“客户通讯表”，选中需要导入的客户通讯数据，如“A1:G5”单元格区域，将光标定位于“名称框”中，输入这个区域的名称“客户通讯数据”(图 1)，这个区域名称可以根据自己的需要更改。 图1 　　2. 输入后回车确认，区域名称的指定完成。为了测试，可以单击名称框右边的下拉箭头，在弹出的列表中选择“客户通讯数据”，此时“A1:G5”单元格区域就被选中，这表明“区域名称”的指定成功。　　(二)将Excel数据导入到Outlook联系人中 　　1. 启动Outlook 2003，此时应该已经配置好了帐户信息。选择菜单“文件→导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，由于我们需要将Excel中的数据导入到 Outlook，因此在列表框中选择“从另一程序或文件导入”选项，单击“下一步”按钮(图 2)。 图2 　　2. 进入“导入文件”对话框，选择文件类型为“Microsoft Excel”，单击“下一步”按钮(图 3)。 图3 　　3. 接着单击“浏览”按钮，通过“浏览”对话框，定位到存放“客户通讯录.xls”Excel工作薄文件的位置，选中它并确定，单击“下一步”按钮(图 4)。 图4 　　4. 选择导入的目标文件夹为“联系人”，单击“下一步”按钮(图 5)。 图5 5. 这里是最重要的一步，我们需要在这里进行字段的映射。单击“映射自定义字段”按钮，打开“映射自定义字段”对话框(图 6)。 图6 6. 通过该对话框可以看到，如果“客户通讯数据”中和Outlook联系人完全相同的字段，Outlook会自动建立映射。如“姓名”字段和“单位”字段(图 7)。没有自动建立映射的，就需要我们手动建立，否则导入的数据就不完全。 图7 7. 自定义映射的方法为：在左边的列表框中选中一个字段如“ HYPERLINK /mobile/ \t _blank 手机”，按住鼠标左键不放，拖拉到右边列表框中与该字段含义相同的字段的右边，“手机”字段应该拖动到“ HYPERLINK /mobile/ \t _blank 移动电话”字段右边。用同样的方法建立其它自定义字段，完成后的效果如下图(图 8)。 图8 　　8. 检查一下，确定无误之后，依次单击“确定”按钮和“完成”按钮，立即出现导入数据的进度提示，一会之后完成。我们进入“联系人”选项卡，可以看到 Excel“客户通讯数据”已经成功导入Outloo