内外部沟通控制程序.doc

程序文件.内外部沟通控制程序GC-QP5.5.3- 2010-03 版本B/1 控制文件不得影印，*******有限公司 实施日期2010年10月20日 第 PAGE 2 页，共 NUMPAGES 4页 *******有限公司 程序文件 内外部沟通控制程序 文件编号： GC-QP5.5.3-2010-03 文件版本： B/1 编制/日期： 审核/日期： 批准/日期： 2010年10月20日发布 *******有限公司发布 程序文件.内外部沟通控制程序 1 目的 运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。 2 范围 公司全体员工、各职能部门以及相关方。 3 职责 3.1人事行政部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通 联络。 3.2营销部负责与客户的沟通。 3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。 3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。 4.工作程序 4.1内部沟通 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.3 4.1.3.2会议由行政部经理 4.1.4 4.1.4 a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部门的合理建议。 b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。必要时，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。 c.会议记录执行情况由人事行政部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。 4.1.5 4.1.5 4.1.5 4.1.6 4.1.6 4.1.6 a.班组会议一般不会形成记录，但会议内容在班组范围内具有强制性。 b.书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告等。 4.1.7各部门之间进行信息传递和交流，属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式沟通；属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通。书面沟通必须确保相关信息的传递质量、及时性、有效性，以免耽误 4.1.8 4.1.9标语是宣导公司精神和管理目标的标识，亦是更新员工的思想理念，营造团队精神和管理氛围的有效工具。 4.1.10 4.1.11 4.1.12 4.2外部沟通 4.2.1 4.2.1 a.与客户的沟通一般以营销部为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。 b.与客户相关的订单接收与评审、客户意见反馈、满意度调查、退货处置的相关沟通过程参照《与顾客有关的过程控制程序》规定执行。 4.2.1 a.与供应商的沟通一般以采购部为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。 b.与供应商相关的评审、退料处置等参照《采购控制程序》规定执行。 4.2.1 4.2.1.4 4.3记录 4.3.1 4.3.2 4.3.3 5 相关文件 5.1 内部审核控制程序 5.2 管理评审控制程序 5.3 与顾客有关的过程控制程序 6 相关记录 5.1 QR/5.5.3-01 会议记录 5.2 QR/5.5.3-02 工作联络单 附加说明： 本标准由品质部起草 本标准由品质部归口管理 附： 内外部沟通流程控制图 主管部门收集信息 主管部门收集信息 外部信息（含顾客抱怨） 发相关部门 分析、判断 Y N 内 部 信 息 资料存档 传递相关部门 分析原因 纠正措施 执 行 验证结果 实现改进 资料存档 执 行