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北京西直门华星贸易大厦有限公司 销售部客户管理制度 客户信息管理制度 为使客户信息管理规范化、标准化，特制定本制度： 销售部负责组织开展各项客户信息工作。 客户信息的处理步骤为： 确定客户信息的需求方案和工作计划； 确定具体的业务分工和任务安排； 客户信息的整理和汇总，并编制信息报告； 根据信息报告，确定客户开发方案； 信息发布，促进销售人员的工作开展； 信息报告的分类归档。 客户信息的来源主要包括: 新闻媒体； 中介机构； 各种协会、团体； 有业务往来的单位； 私人关系等。 信息报告种类包括： 日常报告：口头； 定期报告：提交客户信息报告； 紧急报告：口头或电话。 客户信息的搜集工作不仅限于销售人员，公司每一位员工都应关心和参与。 客户档案管理条例 为加强客户档案的管理工作，使客户档案管理工作规范化，有效地利用和较好地保存客户文档资料，特制定本条例。 销售部负责对客户档案资料实行统筹管理，组织协调，统一调度，监督指导，并对部门的档案管理人员进行培训。 客户档案分类： 客户原始资料：完整记录客户基本信息、联系办法、对大厦物业的评价、联系人资料等。 客户开发资料：客户需求、承租记录、服务记录、客户关系状况等动态信息，及客户状况分析。 租赁资料：租赁合同、收款计划与实际情况等关键信息。 归档要求： 归档的客户资料，应按照自然形成、同一客户的原则和归档要求进行归档。 在一个卷内应按客户或资料形成的时间，顺序排列。 案卷标题要简明准确，易于区分和查找。 全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，编制案卷目录。 对于客户档案的管理要尽职尽责，避免破损、污染、遗失等，并保守商业机密。 客户档案借阅 各部门因工作需要需查阅有关客户档案资料时，须按规定办理借阅手续，登记后方可借阅，机密级以上的档案文件须经部门经理批准后方能借阅。 借阅期限原则上不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。 借阅档案交还时，必须当面核对，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。 客户交接办法 销售部在同客户签订租赁合同前，应会同客务部共同拟订物业服务条款。 合同正式签订后，销售部应及时将合同副本及其它相关材料转交给客务部，使客务部提前做好准备。 在客户入驻前，如有任何变化，销售部须立即告知客务部，共同处理。 销售部应协助客务部做好客户入驻、二装等手续。 销售部负责整理客户档案资料并予以归档。