09605公文电子交换操作手册.doc.doc

PAGE PAGE 36 臺北市政府 「公文處理整合系統 功能擴充及推動委託資訊服務」 電子交換系統 操作訓練手冊 臺北市政府資訊中心 中華民國九十六年五月 （康大資訊股份有限公司開發） 目 錄 壹、系統下載與安裝 …………………………………………………3 一、安裝程式下載 ………………………………………………………3 二、系統安裝 ……………………………………………………………5 三、系統移除 ……………………………………………………………6 貳、系統設定與操作環境介紹 ………………………………………8 一、操作環境 ……………………………………………………………8 二、系統設定 ……………………………………………………………10 叁、專屬網站操作 ……………………………………………………16 一、一般使用者查詢 ……………………………………………………16 二、內部使用者查詢 ……………………………………………………22 肆、公文電子交換（收發文作業） …………………………………31 一、校對台作業：『接收製作台公文』與『送發文台』………………31 二、發文台發文作業：『接收製作（校對）台公文』與『發文』……34 三、發文台送第三類公文 ………………………………………………38 四、收文台收文作業 ……………………………………………………39 壹、系統下載與安裝 臺北市政府公文處理整合系統電子交換子系統是一結合應用程式與網站功能的系統，使用前請先至網站下載安裝程式，待安裝完畢後才能執行正常作業。 一、安裝程式下載 1﹒先開啟瀏覽器，在網址列打上” HYPERLINK 51/docexc/ 51/docexc/”執行連結後，進入電子交換子系統網站。  2﹒以滑鼠點選左方選項[下載區]，進入到公文網站下載服務。 3.點選[公文電子交換下載服務區] 4﹒以滑鼠點選下載圖示。 5﹒出現儲存檔案的對話盒，自行指定一儲存資料夾(本案例放在桌面)，存檔後即開始下載安裝程式。 二、系統安裝 1﹒以滑鼠左鍵點兩下執行安裝程式，按下一步、下一步………完成。 三、系統移除 1﹒以滑鼠點選【開始】→【設定】→【控制台】，進到控制台視窗。 2﹒再以滑鼠點選【新增/移除程式】項目，出現「新增/移除程式」功能視窗。 3﹒於右方程式清單中選擇【台北市政府公文處理整合系統—電子交換子系統】，然後點選【移除】。 4﹒於「移除程式」對話盒中，點選【是】下一步、下一步…，待出現「成功移除」之後即表示系統已從電腦中移除。 ★ 以上範例畫面會依作業系統的不同(NT/2000/XP)而有所差異，且名稱會隨不同版次異動，但操作方法皆相同。 貳、系統設定與操作環境介紹 一、操作環境 1﹒以滑鼠點選【開始】→【程式集】→【電子公文收發系統】執行捷徑，或桌面上的【電子公文收發系統】執行捷徑，以進入系統。 ※電子公文收發系統 ※電子公文收發系統 2﹒安裝後系統第一次執行會進行地址簿與程式集版本的比對與更新。 3﹒更新完畢後即進入系統登入作業畫面： 3.1 收發文人員：使用者帳號、使用者密碼、智慧卡密碼，按【確定】。 建議!!! 發閘道公文（跨縣市公文）務必安裝讀卡機及IC卡(GCA5.0) 如果只是收文人員可以不需輸入智慧卡密碼意可正常操作 ※交換系統 ※交換系統 3.2 輸入『使用者帳號』、『使用者密碼』與『智慧卡密碼』後，即可進入電子交換系統（如下圖）。 工具列中發文作業或是收文作業，此為上新版公文管理之版本 如為整合系統收發作業則為上限機關版本 二、系統設定 公文系統安裝後，請立即執行系統設定，系統才能正常作業。 1﹒點選【工具】→【設定】，執行設定功能。 2﹒一般： 設定使用者所屬機關，點選【收發帳號】後於選擇單位視窗左方選擇使用者所屬機關學校，點選滑鼠左鍵兩下帶入右方機關資料。 ★ 承辦人資料一欄位，因本系統只作收發文作業，故不須輸入資料 ※ ※新版交換系統不需輸入承辦人資料 ※點選手指帶入右邊視窗 ※點選手指帶入右邊視窗 3﹒發文層級設定： 3.1科室文設定：請輸入機關代碼全銜、及發文代字號。(為本機關裡的科室單位 名如：操作組)。 3.2本機關文設定：（同【一般】設定裡的使用者所屬機關）。 3.3上級機關文設定：，請點選【收發帳號】選擇上級機關（操作方法同選擇所 屬機關），並輸入上級機關文發文代字號，此項設定為二級機關才需設定。 3.4府文設定：全銜及帳號為預設值，輸入府發文代字號。 ※ ※請更改各機關學校之代字號 4﹒傳遞流程： 4.1傳送方式以區域網路傳遞檔案放置資料夾：此為製作台與發文台不同機器 時,製作台將製作完成