信息管理基本原理.pdf

第四章 信息管理基本原理 信息管理原理是信息管理活动本身具有普遍意义的 规律规律。。 研究信息源、信息流、以及信息宿的基本规律是进 行信息管理的基础行信息管理的基础。 以下就组织机构而言，讨论其信息组织、管理和使 用问题用问题。 最后指出，信息管理的实质是信息资源充分开发和 有效利用。 4.1信息源与信息组织 4.1.1从信息源谈信息组织 （（11））信息源的分布及其变化的规律性是信息信息源的分布及其变化的规律性是信息 源研究的主要内容。 信息源信息源，，顾名思义顾名思义，，就是信息的来源就是信息的来源。。 信息源分布是一种客观存在，是长期信息运动的 结果 结果。 要结合信息的内容和用户的信息需求进行交叉分 析析，以期发现对应于特定用户信息需求的信息源分以期发现对应于特定用户信息需求的信息源分 布格局，这也是信息源分析的主要目的。 信息源分类 如果以组织边界为界限如果以组织边界为界限，可将信息源分为可将信息源分为内内 部信息源和外部信息源。 如果根据时间标准来区分如果根据时间标准来区分，可分为可分为一次信息一次信息 源和二次信息源。一次信息源是由现场直接采 得的信息得的信息；；二次信息则是各种文件和数据库中二次信息则是各种文件和数据库中 存储的信息。 如果根据信息的运动形式如果根据信息的运动形式，，还可以把信息源还可以把信息源 分为静态信息源和动态信息源。 根据信息是否数字化根据信息是否数字化，，可以将信息源区分为可以将信息源区分为 数字化信息源和非数字化信息源。 （2）信息采集是信息资源能够得以充分开发和 有效利用的基础有效利用的基础。 在信息采集时首先要明确收集什么信息， 也就是要对各种信息加以选择也就是要对各种信息加以选择。 选择是信息采集的核心。信息选择的目的 就是从采集到的信息中甄别出有用的信息，剔 除无用的信息除无用的信息。。 选择什么信息并不取决于采集人员的主观 意志意志，而是取决于用户信息需求的分析结果和而是取决于用户信息需求的分析结果和 实际能够提供什么信息。 由于信息的来源不同，信息获取的方法和手 段也会存在差异。不同的信息获取方法和手段 适用适用于不不同的的环境境，应结合组织的自身条件应结合组织的自身条件， 采用适当的方法和手段获取信息。 比如，积累各类信息就是获取信息的重要方 式之式之一。任何任何一个组织在个组织在正常运转过程中常运转过程中，都都 将产生大量的工作信息，这就要求各部门管理 人员要注意收集和保管好这些信息人员要注意收集和保管好这些信息。同时同时，某某 些外部动态信息，也应注意日积月累。 又比如通过联网又比如通过联网，组织不仅可以方便组织不仅可以方便、及时及时 地获取所需的各类内、外信息，同时，还能通 过发布自身相关信息过发布自身相关信息，为更多的公众所了解为更多的公众所了解。 随着Internet的深入发展，Internet蕴藏着丰富 的信息资源的信息资源，，通过网络来获取所需的信息已日通过网络来获取所需的信息已日 益成为信息收集的一个重要手段。 （3）对于所采集的信息，一般还要做序化处理， 这也就是信息组织。 我们通过各种手段采集到大量的信息后， 必须按照一定的原则和方法对信息进行加工整 理，使之有序化，才便于信息的管理和使用。 信息组织的目的是将无序信息变为有序信 息。整序的主要方法是分类。大量的信息不加 以分类以分类，将会杂乱无章将会杂乱无章，没有条理性没有条理性、系统性系统性 和完整性，即不便于保留和存储，也不便于查 找和利用找和利用，信息的作用也很难发挥信息的作用也很难发挥。 信息分类的任务就是通过分类把各种能够 信息归入适当的位置信息归入适当的位置，把性质相同的聚在把性质相同的聚在一个个 类里，性质相近的聚在相近的类里，性质不同 的聚在不同的类里的聚在不同的类里。这样这样，便于合理地存储和便于合理地存储和 组织信息。 信息组织从内容来看信息组织从内容来看，，主要包括主要包括信息描述信息描述、、 信息揭示、信息分析三个方面。其中信息描述 是对信息的初级组织是对信息的初级组织，信息揭示是对信息的中信息揭示是对信息的中 级组织，信息分析是对信息的高级组织。信息 描述描述、揭示和分析的主要作用是向用户提供并揭示和分析