沟通课堂——后勤.pptVIP

沟通课堂——后勤 分四部分 物资集中采购 实名制 固定资产微机管理 办公家具（用品）配备标准 总务工作职能简介 财产管理 备品管理 车辆管理 货梯管理 卫生管理 集中采购 收发、复印管理 其他 　第一部分 物资集中采购 物资集中采购的含义 含义：物资采购中心是指一个企业或机关单位在生产、经营、工作过程中需要的各类办公设备、物品、材料等，设专门部门负责统一购置、分配、处置、管理。 一是为了降低分散采购的选择风险和时间成本。 二是集中时间、集中人力、集中采购。 三是保证企业物资采购的计划性。 2007年,根据总裁提出的一级管理要求，将行政采购由多头采购变集中采购，实现采购与使用分离，我部专门配备3名采购员，分别负责大厦所有固定资产、低值易耗、原材料、办公用品及零星购置、员工餐厅用品等物品的采购，并实行科目负责制。做到了统一采购、统一配备、统一发放、统一入帐、统一管理、分别使用。 物资集中采购 一、采购报批 1、固定资产采购报批 2、常用备品采购报批 3、急用备品采购报批 二、采购程序 1、市场调查 2、价格信息库 3、采购 4、入库 三、票据报销 1、物资采购报销流程 2、常用备品报销流程 一、采购报批程序 总的审批程序：首先由需求部门（人）提出申请，并由使用部门（人）总经理（部长）签字同意后，报请该部门主管总裁签字审批。该部门将审批后的申请报于总务部，总务部部长签字审批后报请主管总务部门总裁、财务部门总裁（或大厦总裁）审批。 ·固定资产采购报批 由需求部门提出申请，报总务部、财务部审核。6000元以下固定资产由总务副总裁及财务总监审批；6000元以上固定资产报总裁审批。 ·常用备品采购报批 常用备品是指各岗位经常使用的办公用品、印刷品、包装袋、保洁用品等常备物品。 总务备品仓库对长期使用的备品进行常年储备，确保各部门随时领取、及时使用。大厦统一格式的印刷品由总务部统一印制，统一管理、统一发放。 保管员根据需要及库存量及时认真填写备品购入申请表----总务部领导审批----采购科统一采购 ·急用（不常用）备品采购报批 根据工作需要,由需求部门(人)提出申请或填写《备品请领单》，写明所需备品的名称、数量、使用人(必要时写明型号或将原物品同时送往总务部)，必须由使用部门总务员经手、部门领导签字、总务部领导批准，交采购科购买。 例如：硒鼓、U盘、电池等。 计划外备品 凡未列入年初费用计划的物品，无总裁审批意见，一律不予以购买、发放。如特殊需要，需提交主管总裁审批后办理。 年初报购置计划，按计划购置。 　 　 备品请领单 二、采购程序 1、市场调查 ２、建立价格信息表 ３、采购 ４、入库 市场调查 一是采购员接到采购报告单及请领单后，进行市场询价、货品选择（贵重和批量货品需由两人进行市调）； 二是采购员根据分工到需求部门进行询问，掌握第一手资料，再进行市场调查。 建立价格信息库 　　　通过市场调查，建立《物资采购信息库》，填写需要购买货品的价格、产地、质量及供方等信息表通过货比三家，从众多的合作单位中选择了企业信誉好、产品质量高的厂家作为长期合作单位，与其建立稳定的供货渠道，严把进货关。 采购 向采购科长递交信息表，汇报询价情况，科长签署购置意见，报部长审核后确定购买方案。 按照采购方案完成采购任务。 入库 到货后与保管员共同验收，确定无误后办理相关手续入库。 将货品资料输入货品采购信息表中存档。 三、物资采购报销流程 购入备品入库,采购员持发票和保管员对帐,核对后保管员在发票上签字并开据入库单;采购员在发票上签字;由总务科科长审核签字;总务部部长签字;核算员凭入库单和发票记帐并签字;主管总裁签字,财务科费用、发票审核合格后盖章，财务部长签字;财务总监签字;最后到财务部现金科报销。 常用备品购入报销流程 备品购入 保管员根据需要认真填写备品购入申请表，经部领导批准后方可通知厂家进货。 备品入库 厂家将所需备品送往中兴大厦地下仓库，由备品管理员验收后在配送单上签字，保管员根据配货单将备品入库并签字，同时留存配货单（客户联），上帐后交主管领导。 备品结帐 厂家将备品发票与配货单（记帐联）送交主管领导，经与配货单（客户联）核对无误后，按财务规定结帐。 第二部分 实名制与备品发放 专人负责 备品领取必须有专人负责。商场为总务员，公司、部室需指定专人。 部室或商场在领取备品时必须填写备品领取单，标明使用人或使用部门。 审核请领单 保管员认真核对各部门填写的备品请领单，确认需领物品的名称、数量、使用者，掌握计划执行情况。 发放备品 保管员根据审核后的备品请领单进行发放，并分别在部门备品总帐、个人明细帐进行登记。 备品盘点 每月28日为备品盘点日，保管员于30日之前将盘店结果向总务部领导报表。