公文文体和用语培训课件.pptVIP

;一、公文文体和用语的含义 二、公文的表达方式 三、公文运用语言的特殊方式 四、公文常用的修辞方式 五、运用公文进行书面沟通的基本原则;一、公文文体和用语的含义 （一）公文文体 文体是文章体裁，即表达方式。 公文以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。公文文体是兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点, 属于以语体文为原则的应用文体 。 公文文体通过特定表达方式表现。 ;（二）公文用语 专指用于公务活动，具有公文特色的规范化的语言体系。属于应用语体，或称公文事务语体。 表达要求 在遵循一般写作通则的基础上，须符合特殊的表达要求，除准确、清楚、简洁、质朴、得体等之外，还必须熟练掌握公文运用语言的特殊方式和常用的修辞方式。 ;公文隶属于事务语体范畴，要求更加严格、规范。;二、公文的表达方式;（一）公文的说明;（二）公文的议论;（三）公文的叙述;三、公文运用语言的特殊方式;（三） 数字、图表的运用;（四）模糊语言的运用;（五）省略句、非主谓句的运用;（六）联合短语、“的”字短语的运用;（七） 公文中一些典型语序安排;;;;3．当一组概念表现一个认识过程时，一般按由浅人深、由此及彼、由表及里的次序排列。 【案例】 这是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奋进。;;;;; ;四、公文常用的修辞方式;2.简代：渝—重庆、蜀——四川。 3.简缩：“抗洪救灾”、“扶贫”。 （四）数概（统括） 1.原词概括: “三个代表”、“三优一学”； 2.原义概括: “四项基本原则”。 ;(五)排比;五、运用公文进行书面沟通的基本原则 ; （一）准确  读者会注意到文件中的错误而忽略文件内容 ，减弱他们对组织的良好印象。;（4）注意避免词语声音语调对语义产生歧义影响。;2. 恰当使用修饰、限制词语，表意准确;3.句子成分搭配恰当,词序合理,结构完整;;;（二）清 楚; 2.少用术语和行话 术语可使专业人士更简单地理解复杂信息，可对于外部人士无意义。只有在确信读者能理解它们时才能用这些词(尤其是公布性文件)。 行话是一种高度专业化的语言，只限于某一特定行业，某些行话甚至只在某公司或办公室中通用。注意哪些是本公司所特有的，在本公司范围以外使用，可能会使交流发生障碍。;给高度专业化的词汇编个词汇表 应避免无意使用不加解释的行话,把你和所有非本岗位的人员隔绝起来。 对首次出现的技术术语加以定义 对于第一次应用于报告、信函和其他文件中的技术词语加以定义是一种好习惯。 在行文中插入定义能不干扰读者的思绪或占用太多的空间，这种习惯能使读者清楚理解整篇报告。 尽量避免使用过多的技术术语 在为本岗位以外的人编写文件或写一个将广为分发的信函、通知时，避免使用专业术语或技术性表达。 这样的术语是为了方便在该领域工作的人员的交流，别指望非专业人员能理解它们。 ;3. 在注意分寸前提下适当使用口语 ;4. 总体格调显得质朴;(三）简洁;取消 大胆割爱，取消一切与主旨无关的材料。 一文一事 。 坚持直接表意的语体风格，忌用曲笔、渲染、夸张、场景描写及虚构事实；忌用反语、拟人、夸张、双关、象征等修辞格（常用对比、排比、换算等修辞格）。 惜墨如金，舍却一切浮辞、套话、废话、重复话、假话、空话、模棱两可语义含混的鬼话; 避免长段的介绍、不必要的解释、多余的形容词或介词。 简洁醒目，避免写读者一目了然的事；不重复对方告诉你的事；通过突出的位置及表述，使重要内容一目了然。 ;压缩 坚持开门见山（开宗见旨）； 使过渡简洁，能用标号（序码等）过渡的不用关联词语，能用关联词语的不用过渡句，能用过渡句的不用过渡段； 积极正确地采用缩略语，规范地使用简称，妥贴地使用数概（如“四化”、“三废”等）； 规范地使用省略句； 正确使用以郑重、简洁为特色的专用词语。 ;替代 尽量以标记代文句； 以概述代详述； 以图表代文字叙述； 以附件代精细的正文； 以合理的直接引用代转述或议论分析（间接引用）； 以词形固定、词义精确单一的术语代自然语言中的多义词与词义不确定的词语； 以标准化、样板化、模式化文稿代随机撰拟例行性内容基本固定的文稿。;合并 将词性一致、结构相近的词或词组归并为联合词组； 将同类内容集中分条列项叙述；(见下例) 合并内容、功用完全相同的若干文稿为一份通用文稿。（如某些批文）;【例文】同类内容可集中分条列项案例： 观点:国防科研院所档案工作范围扩大、管理难度加大; （四）具 体; ;【补充：企业文件修改技巧】;;【补充：数字和编号】;（四）完整;（五）客套; 【案例】 客气与不客气的语句比较;（六）体谅 ; 2.文件的内容和组织也可以读者为中心 尊重受者的求实、求尊、求简、求新、求近、求知