时代光华-专业秘书训练教程.pdf

凖凖 妿妿 专专 专专 凖凖书书 书书 书书 书书 妿妿 专专 专专 书书 书书 书书 书书 第一讲 秘书角色扮演与人际应对 第一节 秘书的自我定位 当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特，其一生经营企专的秘诀时，他说 “要请一位好秘书”， 由此可见，秘书在企专中的位置有多么重要。 1．秘书的工作内容 秘书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，所以秘书需要非常细致和耐心。 大致来说，秘书的工作包括以下几个方面： Æ辅助决策 当上司面对多个选择而犹豫不决时，秘书要为上司收集相关资料，帮助上司分析情况。 Æ调查研究 当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。 Æ收集信息 当今的社会已进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需要的信息。此外，还要 善于运用网络收集信息。 Æ文书处理 文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。 Æ会务准备 所谓会务准备既包括公司内部的会议准备，也包括对外的会议沟通，准备工作主要是进行专务汇报。 Æ公关工作 公关工作包括沟通、社交、商务等方面，有时也要代表公司进行发言，或者代表主管或老板与媒体以及同 行打交道，与他们建立良好的沟通渠道。 Æ档案管理 第第 1 页页 第第 页页 在高科技迅速发展的今天，我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式，而是采用电脑来管理档案，所以秘 书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。 Æ工作日程安排 上司每天的工作日程一般都由秘书安排，秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排， 如上司今天到南京出差，明天在北京参加某个会议，秘书要把握好时间，留出往返的时间空档，保证上司 能及时参加。 Æ查办工作 查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进行证实。 Æ接待工作 当有客人或来访者的时候，秘书有责任做好接待工作，让来宾感受到自己受到礼遇，产生宾至如归的感觉。 Æ行政事务 行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理，以及下对上、上对下的沟通与协调。 Æ保密工作 秘书要具备保密意识，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事询问，也不能随便透露。 2．秘书应该具备的能力 秘书的工作非常繁琐，而且经常有突发性的事件要处理，所以秘书的能力应该是多元化的，决不能只有单 一专长。 【自检】 以下是一些秘书在工作中的表现，你认为他们当中谁是合格的秘书，谁需要改进工作态度、提高工作能力？ （1）小王在处理其他的事务时都非常能干，但是她讨厌写报告，认为写报告是一件无关紧要的小事，所以 没有在写作上下功夫。 （2）小李是财务经理的秘书，经常有同事或者好友向她打探别人的薪水，小李总是巧妙地回避这些话题。 （3）小张做了多年的秘书工作，一直做得很好，只是最近两年公司引进电脑，实行电脑化管理，小张没有 学过电脑，觉得适应不了。 @___________________________________________________________ ____________________________________________________________ _______________________